¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a estructurar, formalizar y planificar de qué manera tu organización dará a conocer los documentos, políticas y cambios relacionados con la continuidad operativa a todas las partes interesadas.
Este documento tiene como objetivo principal garantizar que la información correcta llegue a las personas correctas en el momento adecuado, ya que la normativa ISO 22301 exige que la empresa defina claramente qué comunicar, cuándo hacerlo, a quién y quién es el responsable de emitir el mensaje.
Cada vez que se generen nuevos documentos críticos o cambie la estructura de los equipos y partes interesadas, se debe revisar y actualizar este plan. Esto ayudará también a conservar trazabilidad sobre las comunicaciones realizadas y a demostrar que los colaboradores conocen sus responsabilidades relacionadas con la continuidad del negocio.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento es una matriz de control muy sencilla y práctica. Nuestro template ya incluye una lista predefinida de los documentos más importantes que conforman tu SGCN, pero debes ajustarlo a tu realidad si es necesario.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Contenido de la comunicación.
Revisa los documentos listados dentro de nuestro template. Si tu empresa tiene algún otro documento, política o plan específico que deba ser conocido por los colaboradores, agrégalo aquí.
También puedes ajustar los nombres de los documentos para asegurar que estén alineados con los que tienes dentro de tu SGCN.
Evita incorporar documentos que no existen, no se utilizan o no resultan aplicables a la organización.
Cada comunicación debe ser coherente con la versión aprobada y vigente del documento correspondiente.
Definición de la audiencia.
Verifica que las áreas o roles receptores de la comunicación sean los correctos.
No todos los documentos deben enviarse a toda la empresa. Por ejemplo, la Política de Continuidad del Negocio; probablemente sí desearás comunicarla a todos los colaboradores, pero el Análisis de Impacto en el Negocio (BIA), al tener información confidencial, su comunicación se limitará únicamente al Comité de Continuidad, Alta Dirección, C-levels o líderes de TI.
Registra la fecha de la comunicación.
Completa la fecha en la que se realizó la comunicación del documento, taller o actividad.
Si utilizas el plan para organizar comunicaciones futuras, puedes registrar una fecha estimada internamente, pero debes actualizarla cuando la comunicación se haya realizado.
La fecha debe permitir relacionar la comunicación con la evidencia correspondiente, como un correo, mensaje interno, invitación, lista de asistencia o captura de pantalla.
Designa al responsable de realizar la comunicación.
Indica el nombre y puesto de la persona responsable de enviar, publicar, presentar o coordinar la comunicación.
El responsable debe tener acceso al canal de comunicación y capacidad para conservar o solicitar la evidencia correspondiente.
Conserva la evidencia de la comunicación.
El Plan de Comunicación permite registrar la actividad, pero no reemplaza la evidencia de que la comunicación realmente ocurrió.
Conserva correos enviados, publicaciones en Slack o Teams, capturas de pantalla, listas de asistencia, grabaciones de capacitaciones, confirmaciones de lectura o minutas, el registro dentro de la plataforma Hackmetrix, etcétera, según el tipo de comunicación.
Revisa los canales de comunicación.
Utiliza canales formales y trazables, autorizados dentro de la organización y con las medidas de seguridad adecuadas para proteger la información que se comparte a través de ellos.
Evita depender únicamente de comunicaciones verbales, ya que resultan difíciles de demostrar durante una auditoría o revisión interna.
Verifica que las personas destinatarias puedan acceder al contenido comunicado y comprendan qué acción deben realizar cuando corresponda.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la información de código, elaboración, aprobación, fecha y clasificación de la información.
Nuestro template está estructurado con documentos y actividades sugeridas, fechas, destinatarios y responsables que te servirán para organizar las comunicaciones del SGCN de forma clara y ordenada, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Mantén los canales de comunicación simples y utiliza los medios oficiales de tu empresa.
Aprovecha los procesos de inducción (onboarding) para comunicar las políticas generales a los nuevos ingresos, facilitando el cumplimiento de este plan.
Revisa el plan al menos una vez al año y cada vez que se apruebe una nueva versión de una política, procedimiento o documento relevante.
Verifica que los destinatarios definidos coincidan con el Descriptivo de roles y responsabilidades y con las personas que realmente intervienen en cada proceso.
Evita adjuntar documentos sensibles en canales abiertos o grupos masivos. Cuando corresponda, comparte enlaces con permisos controlados o comunica únicamente la información necesaria.
Conserva las evidencias de comunicación en una ubicación centralizada y con acceso controlado, para facilitar su consulta durante auditorías o revisiones internas.
Comprueba periódicamente que los enlaces, repositorios, correos y canales utilizados para comunicar documentos continúen activos y accesibles.
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