¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a planificar, organizar y documentar todos los cursos, talleres y sesiones de entrenamiento que aportan a tus colaboradores conciencia y conocimiento en temas relacionados a la continuidad del negocio. Además, ayuda a fomentar una cultura de resiliencia y seguridad en toda la empresa, y a centralizar el control de la capacitación, facilitando la presentación de evidencias ante auditorías internas y externas.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Nuestro template incluye los talleres base que puedes enviar desde nuestro módulo de Capacitaciones, pero debes ajustarlo a las necesidades y contexto real de tu organización.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Definición de los cursos y la audiencia.
Lista todos los cursos relevantes para tu SGCN. Como bien mencionamos anteriormente, nuestro template ya contempla los talleres base que forman parte del plan de trabajo dentro de la plataforma, pero puedes incorporar otros cursos.
Identifica la audiencia objetivo. Algunos cursos podrán ser impartidos para toda la empresa, mientras que otros serán técnicos y exclusivos para un área de Desarrollo, de Operaciones o incluso para el Comité de Continuidad.
Instructores y fechas.
Indica quién imparte el curso. Puede ser un recurso interno (por ejemplo, tu CTO, encargado del SGCN, etcétera) o un proveedor externo (por ejemplo Hackmetrix).
Completa la fecha en que se realizará o se realizó el curso. Si aún no está definida, establece al menos un período estimado para evitar que la actividad quede sin planificación.
Resguardo del material de apoyo y evidencias.
Coloca los enlaces directos a las presentaciones, temarios o guías que se usaron en el curso.
Agrega enlaces a los diplomas, certificados, listas de asistencia o capturas de pantalla de la videollamada.
Para el caso de los talleres de la plataforma, tanto los temarios como los certificados de participación se pueden consultar y descargar desde el módulo de Capacitaciones.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, dirígete a la tabla de versionado e indica el código del documento, quién lo elaboró, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y su clasificación.
Nuestro template está estructurado para guiarte en la planificación y seguimiento de las capacitaciones de tu empresa, pero recuerda que debes mantenerlo actualizado conforme cambien los riesgos, roles o necesidades de formación.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
No limites este programa solo a temas tecnológicos; asegúrate de incluir las capacitaciones operativas (como brigadas de emergencia o protección civil).
Actualiza el documento continuamente a medida que se programen nuevos cursos, se contrate nuevo personal crítico o se detecten necesidades de formación tras un simulacro.
Designa a una persona o área responsable de hacer seguimiento a las capacitaciones pendientes y de solicitar evidencia a quienes no hayan completado los cursos asignados. Generalmente es alguien de Recursos Humanos o el propio encargado del SGCN (BCM, Business Continuity Manager o rol equivalente).
Asegura que los enlaces incluidos en el programa como material de apoyo y las evidencias, se mantengan vigentes y disponibles para auditorías.
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