¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a documentar de forma clara quiénes son las personas o áreas responsables de cumplir, supervisar y mantener las actividades relacionadas a la continuidad del negocio dentro de tu empresa.
El Descriptivo de Roles y Responsabilidades tiene como objetivo principal estructurar el liderazgo y las tareas operativas de las personas que participan en el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN), la respuesta a incidentes y la recuperación ante desastres. Es fundamental para el cumplimiento de ISO 22301, ya que demuestra ante los auditores que la empresa tiene asignados recursos humanos competentes para mantener sus operaciones en escenarios disruptivos.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe reflejar la estructura real de tu empresa. El template contiene descripciones base para roles comunes, pero debes ajustarlo considerando los puestos que efectivamente existen en tu organización.
Al trabajar en el template de la plataforma, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Objetivo y alcance del documento.
El objetivo del documento debe explicar que permite identificar los roles y responsabilidades relacionados con la continuidad del negocio.
El alcance del documento debe indicar qué puestos, cargos o perfiles se están considerando dentro del descriptivo.
No es necesario convertir este documento en un organigrama completo de la empresa. Lo importante es incluir los roles que tienen responsabilidades relevantes dentro del sistema de gestión.
Genera el descriptivo de roles.
Revisa y adapta las responsabilidades, experiencia técnica y competencias específicas de todos los perfiles.
Considera principalmente los roles con alto grado de autoridad y responsabilidad en la toma de decisiones dentro del SGCN, como por ejemplo:
CEO: Encargado de proponer la estrategia, tomar decisiones de inversión, liderazgo, quizá incluso tendrá la autoridad de declarar formalmente qué es un desastre para la empresa y que no.
CTO: Encargado de la arquitectura de alta disponibilidad, los respaldos y la recuperación de la tecnología.
BCM (Business Continuity Manager): Arquitecto de la resiliencia que diseña el BIA (Business Impact Analysis), coordina pruebas y vigila el funcionamiento del SGCN.
Responsable de Riesgos: Encargado de planificar la evaluación y el tratamiento de los riesgos de interrupción.
Ajusta responsabilidades, experiencia técnica y competencias.
El template incluye ejemplos de responsabilidades, experiencia técnica y competencias esperadas para cada rol. Debes revisarlos y adaptarlos a los perfiles reales de tu empresa.
Evita exigir requisitos que tu organización no puede demostrar o que no son necesarios para el cargo.
También puedes ajustar las competencias según el nivel de responsabilidad del rol, por ejemplo liderazgo, comunicación, pensamiento analítico, gestión de incidentes, conocimiento normativo, gestión de riesgos o conocimiento técnico.
Define quién aprueba cada perfil.
Es recomendable indicar para cada rol incluido en el descriptivo quién aprueba el perfil o la asignación correspondiente.
Esta aprobación puede estar a cargo de la Alta Dirección, Recursos Humanos, Comité de Continuidad del Negocio u otra instancia definida por la empresa. Lo importante es que exista trazabilidad sobre quién validó las responsabilidades asignadas.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la tabla de versionado indicando quién elaboró el procedimiento, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y la clasificación de la información.
Nuestro template está estructurado con roles, responsabilidades, experiencia técnica, competencias y campos de aprobación que te servirán para completar el documento de forma fácil y ordenada, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Asegúrate de que los colaboradores nombrados en este documento conozcan y acepten las responsabilidades que se les han asignado para casos de emergencia.
Mantén coherencia de los roles que definas en este descriptivo con los que definas en tu Política de Comité de Continuidad del Negocio, Plan de Continuidad, Plan de Recuperación ante Desastres y tus procedimientos operativos.
Verifica que el documento coincida con el organigrama vigente y con las descripciones de puesto utilizadas por Recursos Humanos.
Conserva evidencia de designaciones internas, aprobaciones de perfil, actas de comité o comunicaciones donde se asignen responsabilidades clave.
Evita concentrar demasiadas responsabilidades críticas en una sola persona si no cuenta con apoyo, autoridad o disponibilidad suficiente.
Actualiza este descriptivo cuando existan cambios en el organigrama, rotación de personal clave, creación de nuevos comités, tercerización de funciones o cambios relevantes en el alcance del sistema de gestión.
Asegúrate de que las personas con roles asignados reciban capacitación suficiente para entender sus responsabilidades dentro del aseguramiento de la continuidad del negocio.
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