¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a organizar y calendarizar todas las revisiones formales que necesita tu empresa para verificar que las reglas de seguridad y continuidad se están cumpliendo, incluyendo el calendario específico de los ejercicios de auditoría interna que realiza Hackmetrix.
Además, ayuda a los líderes de área y a todos los involucrados a preparar sus agendas y su documentación con anticipación para demostrar cumplimiento, así como también a garantizar que ningún proceso crítico o cláusula normativa se quede sin revisar.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe reflejar el cronograma real de las auditorías y las tareas periódicas de mantenimiento del SGCN.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Completa el versionado y la información general de la auditoría.
Indica código del documento, responsables de elaboración y aprobación, fecha y clasificación de la información.
Indica el nombre del auditor asignado por Hackmetrix para llevar a cabo tu auditoría interna.
Considera clasificar este documento como información organizacional o confidencial, ya que contiene fechas, responsables, procesos y controles internos relevantes.
Programa la auditoría de requisitos.
En la pestaña “AI - ISO 22301”, registra la fecha y los responsables auditados para revisar las cláusulas 4 a 10 de la norma. Nosotros te proporcionamos una duración estimada de cuánto puede tardar en revisarse cada uno de los bloques de requisitos, pero si quisieras ajustar esa información, puedes hacerlo dentro del template.
Incluye a los responsables que realmente puedan explicar y demostrar el cumplimiento de cada una de las cláusulas y de cómo funciona el SGCN, como Alta Dirección, Comité de Continuidad, Business Continuity Manager (BCM) o rol equivalente responsable del proyecto de certificación, u otros roles definidos por la empresa.
Completa la pestaña "Plan".
Aquí tienes una vista panorámica (calendario) de todas las revisiones o tareas periódicas derivadas de tu SGCN que realizarás a lo largo del año, o incluso a mayor plazo. Marca en el calendario (con colores o cruces en los meses) cuándo planeas ejecutar cada actividad.
Utiliza esta pestaña para organizar las actividades de revisión previstas, tareas periódicas y de mantenimiento del SGCN.
Para cada actividad, indica el nombre, procesos a inspeccionar, sistemas alcanzados (si aplica), empresa que realizará la revisión (si aplica), frecuencia, método de auditoría o revisión, tipo de revisión y responsable interno, según corresponda.
Utiliza el formato tipo Gantt que te proponemos en el template para registrar las fechas exactas o estimadas de cada actividad, respetando la frecuencia que hayas definido.
Nuestro template ya está estructurado con la información propia de la normativa, pero recuerda que debes completar el resto de información solicitada y ajustar la planificación al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Si por cuestiones operativas una auditoría o simulacro debe reprogramarse y no se cumple en el mes marcado en este programa, asegúrate de dejar un registro o justificación de este retraso, ya que los auditores evaluarán si cumpliste con tu propio calendario.
Comunica el calendario de auditoría con anticipación a las áreas auditadas para que puedan reservar disponibilidad y reunir evidencias.
Revisa el plan y las tareas periódicas de revisión y mantenimiento del SGCN cada vez que cambien procesos críticos, sistemas relevantes, proveedores o responsables, para asegurar que siguen alineadas a las necesidades de la organización.
Verifica que las fechas aplicables a auditorías externas, seguimiento y recertificación estén correctas y sean las que realmente coordinaste con las entidades certificadoras.
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