¡Comunica tus políticas y procedimientos al resto de la organización sin salir de la plataforma! Mike sugiere automáticamente a quién conviene enviarle cada documento, solo elige a los destinatarios finales, y desde el mismo documento puedes ver quién ya lo leyó y quién todavía no.

Cuando publicas una versión nueva de una política o procedimiento, no alcanza con que el documento esté actualizado en la plataforma, tu equipo tiene que enterarse del cambio.

Comunicar un documento es el paso donde le avisas formalmente a las personas correspondientes de tu organización que ese documento existe o cambió, y dejas registro de quién lo leyó.

Este paso vive dentro del detalle de cada documento y es uno de los requisitos que la plataforma controla para que un documento quede en estado Cumple. Recuerda que otro de los requisitos puede ser la aprobación. Sin comunicación registrada, el documento queda marcado como pendiente aunque ya esté aprobado.

💡No todos los documentos requieren comunicación. Esto depende del tipo de documento configurado. Algunos solo necesitan aprobación, otros solo comunicación, y otros ambos.

Al abrir el flujo de comunicación, Mike ya te muestra una preselección de personas armada automáticamente. En lugar de tener que pensar a quién le corresponde cada documento, la plataforma analiza el nombre y el contenido del documento y preselecciona las áreas de tu organización que son relevantes para ese tema.

Todas las personas que pertenecen a un área sugerida aparecen ya marcadas con el check activado en la lista de destinatarios. Puedes dejar la sugerencia tal cual, sumar más personas, o sacar a alguien de la selección; la sugerencia es un punto de partida, no una decisión final.

💡Cuantas más políticas de un mismo tipo comuniques, más consistente se vuelve el criterio de Mike para sugerir destinatarios en documentos similares.

Al hacer clic en el botón de comunicar, se abre el listado completo de personas de tu organización con tres columnas: Nombre, Área y Puesto. Desde ahí puedes:

A medida que sumas o sacas personas, la plataforma te muestra cuántas hay seleccionadas en total. Cuando la lista está lista, da clic en "Comunicar" (el botón muestra la cantidad de personas seleccionadas, por ejemplo "Comunicar (12)"). Esa acción dispara el envío del correo de comunicación a cada una de las personas elegidas.

⚠️ ATENCIÓN: El botón para comunicar queda deshabilitado si no seleccionaste al menos una persona. No puedes enviar una comunicación sin destinatarios.

Cada persona seleccionada recibe un correo con un enlace único y personal al documento comunicado. Ese enlace no requiere que la persona tenga usuario en la plataforma, sino que alcanza con que abra el correo y haga clic para ver el documento. Al abrir el enlace, la persona ve:

Este es el paso clave para que el seguimiento sea preciso, ya que el estado de una persona pasa a "Leído" en el momento en que abre el enlace del documento desde el correo. No hace falta que confirme nada ni que haga clic en ningún botón adicional dentro de esa página; el solo hecho de abrir el enlace ya registra la lectura.

En otras palabras, el recorrido completo que hace un destinatario es:

1. Recibe el correo de comunicación.

2. Abre el correo y hace clic en el enlace del documento.

3. Al abrirse la página con el documento, la plataforma registra automáticamente que esa persona lo leyó.

Hasta que el destinatario no haga clic en el enlace, esa persona figura como pendiente en el seguimiento. En el instante en que abre el enlace, su estado cambia a "Leído" y ese cambio se refleja de inmediato en la plataforma, sin ninguna acción adicional de su parte.

💡Si un destinatario abre el enlace más de una vez, no pasa nada, la primera apertura es la que queda registrada como fecha y hora de lectura.

Una vez enviada la comunicación, puedes seguir el estado de lectura desde el detalle del documento, en la pestaña "Comunicación" del panel lateral. Esta pestaña muestra lo siguiente:

🟢 Leído, incluye la fecha y hora exacta en que esa persona confirmó la lectura.

⚪ Pendiente, todavía no confirmó la lectura del documento.

Si todavía no enviaste ninguna comunicación para ese documento, la pestaña muestra un estado vacío indicando que ahí vas a poder ver quién leyó el documento una vez que la envíes.

Las áreas preseleccionadas son una base sólida, pero conoces mejor que nadie a tu organización. Si hay una persona clave que no pertenece a ninguna de las áreas sugeridas pero necesita estar al tanto del documento, agrégala manualmente antes de comunicar.

Usa el filtro "Pendiente" en la pestaña de Comunicación para identificar rápido quién todavía no leyó el documento, y así poder recordarle por otro canal si el plazo lo requiere.

Cuanto antes se envíe la comunicación después de publicar un cambio, menor es la ventana de tiempo en la que el equipo puede estar operando con información desactualizada.

¿Tienes dudas? Escríbenos desde el chat de soporte dentro de la plataforma o visita el Centro de Ayuda.