¡Envía tus políticas y procedimientos a aprobación sin salir de la plataforma!

Ahora puedes elegir (o dejar la configuración por defecto) de un comité de aprobadores, definir qué regla determina cuándo el documento queda aprobado, y seguir en tiempo real quién ya votó, quién falta y si el proceso está completo.

Antes de que un documento pueda considerarse vigente, alguien con la autoridad correspondiente tiene que aprobarlo. La aprobación en plataforma es la forma de gestionar ese paso sin salir de Hackmetrix: en lugar de juntar firmas por afuera y después subir esa evidencia a mano, puedes enviar el documento a un comité de aprobadores desde la plataforma, y cada uno vota (aprueba o rechaza) desde un enlace personal que recibe por correo.

Este método convive con la forma anterior de registrar la aprobación subiendo manualmente un archivo (acta, correo, PDF firmado) como evidencia. Vos elegís cuál usar cada vez que corresponda aprobar un documento; ninguna reemplaza a la otra.

💡La aprobación es uno de los requisitos que la plataforma controla para que un documento quede en estado Cumple (en la mayoría de las actividades, hay otro requisito que es el de comunicación). Es importante saber que mientras el proceso de aprobación esté en curso, no vas a poder generar una nueva versión del documento: la plataforma bloquea esa acción hasta que la aprobación termine o se cancele.

Antes de enviar el primer documento a aprobación, conviene configurar el comité por defecto de tu empresa. Esto se hace una sola vez desde el menú de Configuración > Reglas de Aprobación, y esos valores van a precargarse cada vez que alguien envíe un documento (aunque se pueden ajustar puntualmente en cada envío, como te explicaremos más adelante).

Selecciona qué personas de tu organización pueden aprobar documentos, usando el buscador de personal (si falta alguien, hay un acceso directo a la matriz de personal para agregarlo primero). A cada persona del comité se le asigna un rol:

Define cuántos votos a favor hacen falta para que el documento quede aprobado:

Además de cumplir la regla, puedes marcar a determinadas personas del comité como obligatorias, haciendo que el proceso no se considere aprobado hasta que esas personas específicas hayan votado a favor, incluso si la regla general ya se cumplió con otros votos.

La plataforma te muestra un resumen calculado en tiempo real, por ejemplo: "Con esta configuración se necesitan al menos 3 aprobaciones, incluyendo obligatoriamente a Marina Sotomayor."

Esto corresponde a un texto libre que se va a incluir en el correo que reciben los aprobadores. Puedes dejarlo genérico o adaptarlo cada vez que envíes un documento puntual.

Desde la fila "Aprobación" en el detalle del documento (o desde el editor del documento, o desde el paso correspondiente si el documento sigue un flujo de actividad con pasos), da clic en el ícono para subir evidencia o enviar a aprobación, se abrirá un formulario con dos pestañas, que te explicamos a continuación.

Esta es la que dispara el flujo de comité y votación descrito en este artículo. Incluye:

Al confirmar el envío con el botón "Enviar a aprobación", la plataforma notifica a cada persona seleccionada y muestra la siguiente confirmación: "Proceso de aprobación iniciado — Se notificó al comité de aprobación para que revise el documento."

⚠️ ATENCIÓN: Si el documento ya tenía una aprobación vigente y envías una nueva, la plataforma te va a avisar que se va a crear una nueva versión del proceso y que la aprobación anterior queda registrada en el historial.

Esto corresponde al método anterior donde cargas la fecha en que el documento fue aprobado y adjuntas el archivo que sirve de evidencia (acta, correo, PDF firmado).

No involucra comité, regla ni votación, es simplemente adjuntar la prueba de que la aprobación ya ocurrió por afuera de la plataforma.

Cada persona seleccionada recibe un correo con el mensaje que escribiste al enviar la aprobación y un enlace personal para revisar el documento. Ese enlace no requiere que la persona tenga usuario en la plataforma, sino que se abre en un portal externo donde puede leer el documento completo y elegir entre dos opciones:

Ese mensaje de rechazo no se pierde, queda guardado junto al voto de esa persona, y es justamente lo que vas a poder consultar después desde el seguimiento de la aprobación.

⚠️ ATENCIÓN: El enlace tiene fecha de vencimiento (la cantidad de días definida al enviar la aprobación). Una vez vencido, esa persona ya no puede votar desde ese enlace, aunque no lo haya usado todavía.

Mientras el proceso está en curso (y también después de que termine), puedes seguirlo desde la pestaña "Aprobación" del panel lateral del documento. Ahí se muestra lo siguiente:

🟢 Aprobado — con la fecha en que votó.

🔴 Rechazado — con acceso a su comentario, si dejó uno.

🔵 Enviado — el enlace fue enviado (o reenviado) y todavía no votó.

🟡 Pendiente — todavía no votó.

Mientras el proceso no haya terminado (no esté en estado Aprobado, Rechazado o Cancelado), desde la misma pestaña de seguimiento puedes:

Un documento necesita su evidencia de aprobación completa (por el método que sea) para quedar en estado Cumple. Mientras el proceso de aprobación en plataforma está en curso, la fila "Aprobación" muestra un aviso de que fue enviado a aprobación con un acceso directo a su seguimiento, en lugar de un archivo para previsualizar.

Recién cuando el proceso se resuelve como Aprobado, la evidencia de aprobación queda satisfecha automáticamente, y no hace falta ningún paso manual adicional. Si el proceso termina como Rechazado o se cancela, el documento vuelve a necesitar una aprobación (por plataforma o manual) para cumplir con ese requisito.

⚠️ ATENCIÓN: Mientras haya una aprobación en curso para un documento, no vas a poder generar una nueva versión de ese documento. Debes esperar a que el proceso termine o cancelarlo antes de actualizar la documentación.

Definir el comité y la regla por defecto en el menú Ajustes ahorra tiempo en cada envío. Vas a poder ajustar puntualmente quién participa en un documento específico, pero siempre vas a partir de una base ya armada.

Reserva esta opción para los roles que realmente no pueden faltar en la decisión (por ejemplo, la persona responsable de seguridad de la información). Marcar a demasiada gente como obligatoria termina funcionando, en la práctica, como una unanimidad encubierta.

Si un aprobador clave está de vacaciones o va a demorar en votar, extiende el vencimiento o agrega un suplente antes de que el enlace caduque, en lugar de esperar a que el proceso quede trabado.

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