¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a formalizar quiénes son los líderes estratégicos encargados de tomar las decisiones críticas antes, durante y después de una crisis o emergencia operativa en tu empresa.
Esta política tiene como objetivo principal definir la conformación, responsabilidades y funciones del grupo de personas que dirigirá el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN). Ayuda también a demostrar el involucramiento y el respaldo de la Alta Dirección, garantizando que existe un equipo con autoridad suficiente para aprobar presupuestos, validar estrategias y declarar formalmente un desastre.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe ser realista y estar alineado al organigrama de tu empresa. El comité no tiene que ser gigante; en empresas pequeñas o medianas, puede estar conformado por 3 o 4 líderes clave (por ejemplo el CEO, CTO y Responsable del SGCN). Nuestro template establece funciones principales recomendadas para el comité, pero debes personalizar sus integrantes y adaptar la redacción a la realidad operativa de tu organización.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Define el objetivo y alcance de la política.
El objetivo del documento debe indicar que la política establece las directrices para el correcto funcionamiento del comité.
El alcance del documento debe incluir a los integrantes del comité y a los procesos, servicios, sistemas y actividades alcanzados por el SGCN.
Verifica que el alcance sea coherente con la estructura de Continuidad, el descriptivo de roles y responsabilidades y el alcance del SGCN.
Definición de los integrantes del comité.
Enlista claramente los nombres y perfiles que conformarán el comité.
Se recomienda incluir a perfiles de Dirección General, Tecnología y Operaciones.
💡Se recomienda que el comité cuente con integrantes que puedan tomar decisiones y/o gestionar recursos. No basta con incluir perfiles que conozcan la operación si no tienen capacidad para impulsar, aprobar o escalar acciones relevantes.
Asignación de suplentes.
Para asegurar un correcto funcionamiento del SGCN se debe tener alta disponibilidad en la toma de decisiones, por lo que es muy recomendable que cada integrante cuente con un suplente designado que tenga la autoridad para actuar en su ausencia.
Si no es posible dentro de tu organización que todos los integrantes principalmentes cuenten con un suplente, no hay problema, solo recomendamos ampliamente que por lo menos la persona con mayor jerarquía o poder de decisión sí cuente con alguien que pueda suplirlo en caso de ausencia para evitar bloqueantes, cuellos de botella o retrasos.
Cada suplente debe conocer las responsabilidades del puesto que reemplaza y tener acceso a la información necesaria para participar cuando corresponda.
Asegúrate de que los suplentes puedan actuar ante ausencias, incidentes, solicitudes urgentes o decisiones que no puedan esperar a la siguiente sesión ordinaria.
Revisión de las funciones del comité.
Nuestro template incluye algunas funciones básicas recomendables para el comité, pero debes revisarlas y conservar aquellas que sean aplicables a tu empresa
Recuerda que el comité no reemplaza a las áreas operativas como tal, sino que su función principal es supervisar el SGCN, aprobar decisiones relevantes, asignar recursos y verificar que las acciones necesarias relacionadas a la continuidad del negocio se realicen.
Documenta reuniones y decisiones.
El comité debe sesionar periódicamente y documentar sus reuniones, discusiones y decisiones mediante minutas. Recomendamos utilizar nuestro formato para la Minuta de Sesión de Comité de Continuidad para registrar acuerdos, responsables, riesgos revisados, resultados de auditorías, métricas, iniciativas y próximos pasos.
Conserva la evidencia de las decisiones tomadas, especialmente cuando impliquen aprobar recursos, aceptar riesgos, priorizar acciones o modificar procesos relevantes.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la información de elaboración, aprobación, fecha y clasificación de la información.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Actualiza este documento cada vez que exista rotación o cambios en los puestos directivos o roles clave de la organización.
Define una periodicidad de reuniones y condiciones para convocar sesiones extraordinarias, por ejemplo ante incidentes relevantes, riesgos altos, cambios normativos o decisiones urgentes.
También si te es posible, puedes establecer un quórum o criterio interno mínimo para validar decisiones relevantes, especialmente cuando impliquen aceptación de riesgos, aprobación de recursos o cambios críticos.
Asegúrate de que el responsable encargado del SGCN tenga acceso directo a los niveles de decisión cuando deba escalar riesgos, incidentes o incumplimientos relevantes.
Conserva las minutas y evidencias de aprobación en una ubicación con acceso controlado, ya que pueden contener información estratégica sobre riesgos, incidentes o decisiones internas.
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