¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te permitirá dejar un registro formal, ordenado y oficial de las decisiones estratégicas que toma el liderazgo de tu empresa respecto a la continuidad operativa.
Tiene como objetivo principal documentar las reuniones de comité para revisión del SGCN, y permite generar la evidencia para cumplir con la cláusula de "Revisión por la Dirección" de la normativa ISO 22301, demostrando que la Alta Dirección está involucrada activamente, conoce los riesgos y asigna presupuesto para resolver los problemas.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe reflejar fielmente lo conversado y acordado durante las reuniones periódicas de tu Comité de Continuidad. Nuestro template editable cuenta con secciones predefinidas para registrar los temas relevantes para la revisión y mejora del SGCN.
Al trabajar tus minutas te recomendamos considerar lo siguiente:
Datos generales.
Indica la fecha, el número de sesión y lista a todos los participantes (con su nombre y cargo) que asistieron a la reunión.
Es importante que se respete el quorum mínimo de asistencia definido para la sesión, incluso invitar a los suplentes designados, si se considera necesario, para garantizar que el tiempo reservado se aproveche correctamente.
También se podría invitar a otras personas que aporten información o autoridad en la toma decisiones.
Avance de cumplimiento y seguimiento.
Puedes insertar capturas de pantalla de la plataforma Hackmetrix (como sugiere el template) para mostrar visualmente el porcentaje de avance de tus actividades.
Además, debes revisar los acuerdos o compromisos de la minuta anterior e indicar su estatus actual, para documentar también ese avance.
Si un compromiso relevante no se cumplió en el plazo previsto, no conviene eliminarlo ni dejarlo sin explicación. Registra el motivo, el nuevo responsable o la decisión adoptada para mantener trazabilidad sobre su seguimiento.
Revisa asuntos internos y externos.
Incluye cambios que puedan afectar la continuidad del negocio o el funcionamiento del SGCN, por ejemplo cambios regulatorios, incorporación de nuevos proveedores, lanzamiento de productos, modificaciones tecnológicas, nuevas transferencias internacionales, cambios en la estructura interna o incidentes relevantes.
Explica brevemente por qué cada asunto resulta relevante para tu sistema de gestión.
Comportamiento y desempeño del SGCN.
Dependiendo la etapa en la que se encuentre tu sistema de gestión y el momento en el que se esté llevando a cabo la sesión del comité, deberás registrar, según corresponda, qué se discutió sobre lo siguiente:
El estado de las no conformidades de auditorías, tanto internas como externas.
Los resultados de los últimos simulacros o pruebas de continuidad.
Lecciones aprendidas si tuvieron algún incidente real.
Los resultados de sus métricas e indicadores.
Registra la retroalimentación de las partes interesadas.
Incluye comentarios, consultas, quejas, observaciones de clientes, requerimientos de autoridades o retroalimentación de proveedores que puedan ser relevantes para la continuidad del negocio y el cumplimiento de requisitos asociados.
No es necesario incluir cada caso individual. Puedes registrar tendencias, casos relevantes o información que requiera una decisión del Comité.
Indica la relevancia del asunto y las acciones que correspondan.
Seguimiento de riesgos y pruebas.
Registra el ID del riesgo, la decisión adoptada, el estado actual y los comentarios relevantes, así como también los hallazgos que se encontraron en las últimas pruebas de continuidad, si los hubo.
Verifica que esta información coincida con los registros de tu Matriz de Riesgos.
Recuerda que las decisiones pueden incluir mitigar, aceptar, transferir o eliminar el riesgo.
Documenta oportunidades de mejora continua.
Registra proyectos, iniciativas o mejoras que puedan fortalecer el SGCN. Para complementar, puedes incluir el valor que cada proyecto aportará, su porcentaje de avance o fecha estimada de cierre.
Esto puede complementar directamente tu Plan de Mejora Continua para el SGCN.
Siguientes pasos (plan de acción).
Indica los compromisos adoptados durante la sesión, agregando una descripción clara, un responsable y el impacto que tendrá sobre el SGCN.
Procura que los compromisos sean concretos, verificables y posibles de revisar en la siguiente sesión.
Nuestro template está estructurado para registrar el avance de cumplimiento, contexto de la organización, desempeño del SGCN, riesgos, oportunidades de mejora y compromisos posteriores, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Usa este template como la "agenda" misma de tu reunión de comité; esto garantizará que no se salten ningún tema normativo importante durante la sesión.
Sé objetivo en la redacción, documenta hechos, datos y decisiones concretas, evitando suposiciones o transcripciones literales de todo lo que se habló.
Establece una periodicidad fija para las sesiones y convoca reuniones extraordinarias cuando ocurra un incidente relevante, cambio normativo importante o una modificación significativa en las operaciones de la empresa.
Conserva las minutas en una ubicación con acceso restringido, ya que pueden contener información sobre riesgos, vulnerabilidades, decisiones estratégicas o incumplimientos internos, pero siempre disponibles para mostrar como evidencias durante auditorías.
Evita incluir detalles técnicos innecesarios sobre vulnerabilidades o incidentes dentro de la minuta. Cuando sea necesario, referencia reportes, tickets o anexos con acceso controlado.
Comparte los compromisos definidos con las personas responsables después de cada sesión, para que puedan darles seguimiento antes de la próxima reunión.
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