¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a definir cómo vas a medir el éxito y el desempeño de tus estrategias de continuidad y recuperación, así como también del cumplimiento de los objetivos definidos para tu SGCN.
La finalidad principal de este documento es establecer un sistema formal para definir, recopilar y analizar métricas, evitando la creación de indicadores que no aportan valor, asegurando que cada dato recolectado ayude a tomar decisiones.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento establece el "cómo" medirás, y se complementa con el documento de Listado de métricas e indicadores donde registrarás los resultados reales.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Define el objetivo y alcance de la metodología.
El objetivo de esta metodología es principalmente definir, aplicar, analizar y evaluar indicadores relacionados con el desempeño del SGCN.
El alcance debe abarcar por lo menos las áreas, procesos y servicios incluidos dentro del propio SGCN.
Cada métrica debe medir la efectividad de tu SGCN, la mitigación de los riesgos de continuidad de mayor criticidad y la capacidad de mantener operativas tus actividades prioritarias ante una interrupción.
Recuerda que si trabajaste con nuestro template para la Política de SGCN, los objetivos de continuidad los definiste en la sección 3.9.
Roles y responsabilidades.
Define quién será el encargado de diseñar las métricas (usualmente es el Oficial de Continuidad del Negocio, Gerente de Continuidad o rol equivalente), y quiénes serán los encargados operativos de recopilar los datos. Adapta los nombres de los puestos a la realidad de tu organigrama.
El Comité de Continuidad debería aprobar esta metodología, validar el Listado de métricas e indicadores y comunicar los resultados relevantes a las partes interesadas.
💡 Es conveniente que quién recopila la información no sea la única persona que analiza y valida el resultado. Esta separación permite detectar errores, evitar conflictos de interés y demostrar una revisión objetiva de los indicadores.
Definición, ejecución y monitoreo.
Revisa los criterios que todo indicador debe tener con base en tus necesidades de trazabilidad y seguimiento (como por ejemplo ID, objetivo asociado, cálculo, parámetro aceptable, periodicidad, línea base, resultado, responsables, próxima fecha de revisión).
La fórmula de cálculo debe ser clara y permitir que cualquier persona pueda entender cómo se obtuvo el resultado.
El parámetro aceptable debe ser realista y coherente con la capacidad operativa de la empresa.
Se recomienda que, para evitar que se creen indicadores que no están vinculados a ningún objetivo de continuidad o de negocio, esta metodología establezca lineamientos que aseguren que toda métrica se origine de los resultados de tu Análisis de Impacto en el Negocio (BIA) y/o de tu Política de SGCN.
Los resultados deben registrarse y conservar evidencia que permita comprobar la línea base utilizada.
El DPO debe revisar que el cálculo sea correcto, que el resultado sea coherente con la fórmula definida y que se encuentre dentro del parámetro establecido.
Análisis de resultados y evaluación.
Documenta las reglas sobre qué hacer si un indicador falla. Si obtienes un resultado deficiente, no simplemente lo ignores o archives.
La metodología debe establecer claramente que, si un indicador muestra resultados fuera de los parámetros aceptables, se debe iniciar de inmediato un plan de acción correctiva, con responsables y próxima fecha de revisión para comprobar si la medida adoptada fue efectiva.
Las acciones pueden incluir capacitación de personal, ajustes de procesos, mejoras tecnológicas, reasignación de recursos, revisión de controles, actualización de documentación, entre otras cosas.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la información de elaboración, aprobación, fecha y clasificación de la información.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Mantén la simplicidad, y promueve la creación de indicadores fáciles de calcular utilizando las herramientas que tu empresa ya posee.
Asegúrate de que el Comité de Continuidad revise esta metodología al menos una vez al año para validar si la forma en que miden el desempeño sigue siendo efectiva.
Comienza con pocos indicadores relevantes y aumenta su cantidad cuando la empresa tenga más capacidad para medirlos y analizarlos correctamente.
Conserva las evidencias que respaldan cada resultado, como reportes, tickets, registros de solicitudes, capturas, actas o listas de asistencia.
Presenta al Comité de Continuidad y/o Alta Dirección los resultados que requieran decisiones, recursos adicionales o acciones correctivas relevantes.
Mantén consistencia entre esta metodología, el Listado de métricas e indicadores y los objetivos definidos en la Política del SGCN.
Evita modificar resultados históricos sin conservar trazabilidad sobre el cambio realizado, su motivo y la evidencia que lo respalda.
Al analizar los resultados, recuerda que éstos deben contribuir también a la mejora continua de tu sistema de gestión.
¡Califica este artículo 👇, esto nos ayudará a mejorar nuestro contenido para ti! También puedes contactarnos por correo electrónico o a través de la plataforma, y te brindaremos la atención que necesites.