Sabemos que concientizar a tu equipo sobre seguridad de la información y las mejores prácticas puede ser una tarea complicada y tediosa. Por ello, te traemos el módulo de Capacitaciones donde podrás enviar talleres de manera masiva, monitorear el progreso y resguardar las evidencias pertinentes para obtener cumplimiento normativo 🚀.
Para ir a este nuevo módulo solo debes ir a “Capacitaciones” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma dentro de la sección de “Personal”:
¿Qué información puedo ver en la vista principal?
Como puedes ver en la imagen anterior, en la vista principal de este módulo encontrarás la siguiente información:
El nombre de las capacitaciones.
El progreso que llevan tus colaboradores, indicando tanto el número de personas que ya terminaron contra los que faltan (por ejemplo 1/12, 1/3, etcétera), así como también el porcentaje de avance general.
La opción de enviar a personal la capacitación, ¡la cual explicamos a continuación!
Envío de capacitaciones
Puedes enviar capacitaciones:
Desde la vista principal del módulo.
Desde el menú lateral que se abre al seleccionar una capacitación.
En ambos casos, dando clic al botón de “Enviar a personal” se abrirá una ventana donde podrás seleccionar los colaboradores o las áreas de tu empresa a las que desees enviar la capacitación.
Si lo necesitas, también puedes usar el buscador para encontrar a un colaborador específico. En el siguiente vídeo te mostramos rápidamente este proceso desde el menú lateral de una capacitación:
¿Qué información puedo ver de la capacitación?
Como se puede ver en la imagen anterior, el menú lateral que aparece al dar clic en cualquiera de las capacitaciones contiene una variedad de información sobre ella. A continuación te explicamos qué puedes encontrar ahí:
Breve descripción de la capacitación.
Las normativas y sus controles asociados.
Plazo de la capacitación.
Es decir cuánto tiempo tienen tus colaboradores, desde que se envía para terminar dicho taller.
La opción de visualizar y descargar el temario del taller.
La opción de enviar nuevamente el taller (como te mostrábamos en un vídeo en la sección anterior de este artículo 🙌🏽).
Un buscador para consultar rápidamente el estado de completitud de la capacitación de alguno o varios de tus colaboradores.
Estados de una capacitación
Para dar un seguimiento adecuado a la completitud de los talleres, éstos cuentan con los siguientes estados:
Enviada, que significa que el colaborador ya recibió el correo con el material de la capacitación (los vídeos y el cuestionario) pero no lo ha completado.
💡Es importante recordar que para que una capacitación se considere como “completada” se debe aprobar el formulario y obtener el certificado de participación.
Completadas, que significa que el colaborador ya completó el formulario y por ende ya obtuvo su certificado de participación, el cual puedes visualizar y descargar desde este menú lateral.
En este breve vídeo te mostramos cómo se ven estos estados dentro del módulo:
💡Como puedes ver también en el vídeo anterior, puedes enviar recordatorios a los colaboradores que ya tengan el plazo vencido de la capacitación (solo debes dar clic a los 3 puntitos (...) al lado del tiempo en rojo y seleccionar la opción correspondiente). Esto gatillará un correo para recordarle sobre el taller.
¿Qué hacer si envié una capacitación por error?
Puede suceder que por error envíes una capacitación a algún colaborador que no debería realizarla y deseas que tus indicadores estén limpios y correctos. Y para lograr eso, ahora puedes borrar el registro del envío de dicha capacitación.
Solo debes dar clic a los 3 puntitos que se encuentran al lado del nombre del colaborador correspondiente, y posteriormente seleccionar la opción de “Eliminar”, como se muestra en el siguiente vídeo:
Recomendaciones
Al realizar el envío desde este módulo, consulta con tu equipo si efectivamente recibió el correo con el material del taller. Esto para asegurar que pueden tomar la capacitación sin ningún problema y cuánto antes.
Si deseas partir haciendo una prueba y/o conocer el contenido del taller antes de enviarlo a otros colaboradores, puedes enviarte solamente a ti dicha capacitación para comenzar y validar la información.
¡Es muy importante enviar la capacitación directamente desde la plataforma a cada colaborador! Si el correo con el material del taller se reenvía a diferentes colaboradores y acceden a los vídeos y formularios desde ahí, la plataforma no podrá detectar el estado de completitud de esas personas.
Continuamente estamos generando nuevas capacitaciones así que no dudes en contactar a tu Customer Success Manager para saber si hay alguna de tu interés ⭐.
Entonces ¿qué esperas? ¡Comienza a enviar tus capacitaciones desde nuestro módulo para que todos estén preparados y concientizados en temas de seguridad, y por ende, que tu empresa se mantenga en cumplimiento! 💪🏼.
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