¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a planificar y registrar las capacitaciones que tu empresa realiza para fortalecer la cultura de seguridad y privacidad, permitiendo centralizar la información sobre qué cursos se impartirán, a qué personas o áreas están dirigidos, quién los dicta, cuándo se realizan y dónde se conserva el material y la evidencia de participación.
Este documento es importante porque ayuda a demostrar que la empresa no solo cuenta con políticas y procedimientos aprobados, sino que comunica sus lineamientos y prepara a las personas que deben aplicarlos en la práctica.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Nuestro template incluye los talleres base que puedes enviar desde nuestro módulo de Capacitaciones, pero debes ajustarlo a las necesidades y contexto real de tu organización.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Registro de los cursos que tenga el programa.
Como bien mencionamos anteriormente, nuestro template ya contempla los talleres base que forman parte del plan de trabajo dentro de la plataforma, pero puedes incorporar otros cursos que hayas tomado previamente relacionados a la ciberseguridad, o planificar otros que sean necesarios para tu operación, por ejemplo, formación sobre gestión de incidentes, protección de datos personales, gestión de accesos, uso seguro de herramientas tecnológicas, etcétera.
Audiencia de cada capacitación.
Indica qué personas, cargos o áreas deben participar en cada curso.
Mantén las capacitaciones generales para toda la empresa y asigna formaciones específicas a los equipos que realizan actividades técnicas u operativas particulares.
⚖️ Recomendación legal: No todas las personas necesitan el mismo nivel de profundidad. Es recomendable que quienes gestionan datos sensibles, atienden solicitudes de titulares, administran accesos o desarrollan sistemas reciban capacitación adicional y alineada a sus funciones. Esto puede ayudar muchísimo a promover una cultura de seguridad y privacidad adecuada, y por ende, facilitar el cumplimiento de requisitos normativos u obligaciones legales.
Instructor(es) y fechas.
Registra quién impartirá cada capacitación, ya sea una empresa externa o un perfil interno de la organización.
Completa la fecha en que se realizará o se realizó el curso. Si aún no está definida, establece al menos un período estimado para evitar que la actividad quede sin planificación.
Material de apoyo.
Incorpora enlaces al contenido utilizado en cada capacitación, como presentaciones, guías, grabaciones, temarios o documentos de referencia.
Verifica que los enlaces estén disponibles para las personas autorizadas y que correspondan a la versión vigente del material.
Para el caso de los talleres de la plataforma, puedes consultar y descargar los temarios correspondientes desde el módulo de Capacitaciones.
Evidencia de participación.
Registra los enlaces a certificados, diplomas, listas de asistencia, reportes de finalización u otra evidencia disponible.
Para el caso de los talleres de la plataforma, también puedes consultar y descargar los certificados de participación desde el módulo de Capacitaciones.
⚖️ Recomendación legal: La evidencia de participación ayuda a demostrar que la empresa informó y capacitó a sus colaboradores sobre sus responsabilidades. Esto es especialmente relevante ante auditorías, incidentes o investigaciones vinculadas a errores humanos en el tratamiento de información y datos personales.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, dirígete a la tabla de versionado e indica el código del documento, quién lo elaboró, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y su clasificación.
Nuestro template está estructurado para guiarte en la planificación y seguimiento de las capacitaciones de tu empresa, pero recuerda que debes mantenerlo actualizado conforme cambien los riesgos, roles o necesidades de formación.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Incorpora las capacitaciones generales de seguridad y privacidad al proceso de inducción de nuevos colaboradores, especialmente antes de asignarles accesos a sistemas o información de la empresa.
Revisa el programa cuando ocurra un incidente, se implemente una nueva herramienta, cambien las funciones de un área o exista una modificación normativa relevante.
Designa a una persona o área responsable de hacer seguimiento a las capacitaciones pendientes y de solicitar evidencia a quienes no hayan completado los cursos asignados. Generalmente es alguien de Recursos Humanos o el propio Oficial de Protección de Datos Personales.
Conserva las evidencias en una ubicación segura y con permisos restringidos, procurando que los enlaces incluidos en el programa se mantengan vigentes y disponibles para auditorías.
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