¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te permitirá medir de forma cuantitativa, objetiva y continua si tu Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN) realmente está funcionando como se planificó, si estás cumpliendo los objetivos de continuidad que declaraste en tu Política de SGCN, y si es eficaz ante posibles emergencias.
Este listado tiene como objetivo principal el mapear los indicadores que se usarán, y llevar un correcto registro de los resultados de sus mediciones correspondientes.
Permite además identificar rápidamente si un plan, una prueba o un control está fallando antes de que ocurra una interrupción real, dando margen para aplicar acciones correctivas, facilitando a la Alta Dirección y al Comité de Continuidad evaluar el progreso y la madurez del sistema.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento contempla dos grandes fases: en primer lugar, debes definir qué vas a medir y bajo qué parámetros. Posteriormente, debes registrar la aplicación periódica de las mediciones (los resultados reales obtenidos).
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Definición de las métricas e indicadores.
Vincula cada métrica con un objetivo de continuidad concreto declarado en tu Política de SGCN.
Puedes medir por ejemplo, el mantenimiento de la disponibilidad de un sistema crítico, la atención a incidentes, la realización de capacitaciones, la mitigación de riesgos de continuidad, etcétera.
Un mismo objetivo puede tener más de una métrica asociada, siempre que cada una mida un aspecto distinto y útil.
Definición del nombre de la métrica y su fórmula / método de cálculo.
Asigna un ID que permita identificar fácilmente cada métrica.
Define una fórmula matemática o método de obtención sencillo de entender y calcular. Por ejemplo:
Número de simulacros exitosos / Total de simulacros realizados) * 100
Horas cronometradas de restauración de respaldos.
Definición de los parámetros aceptables.
Establece el nivel mínimo aceptable para considerar exitosa la medición. Por ejemplo:
≥ 90% de asistencia a capacitaciones
Tiempo de recuperación < 4 horas
💡Un error habitual es fijar metas de 100% de cumplimiento en todos los indicadores desde el primer día. Te sugerimos definir parámetros realistas que la empresa pueda alcanzar actualmente e ir incrementando la exigencia año con año conforme el SGCN madure.
Periodicidad y responsable de la medición.
Determina cada cuánto tiempo se recolectará el dato (mensual, trimestral, semestral, anual o posterior a la ejecución de un simulacro / incidente real).
La periodicidad debe considerar la frecuencia con la que ocurre el proceso y la capacidad real de la empresa para obtener información confiable. No todas las métricas necesitan revisarse con la misma frecuencia. Por ejemplo, una métrica sobre incidentes puede requerir revisión mensual, mientras que una capacitación general puede medirse de forma semestral o anual.
Asigna a un puesto o rol específico encargado de recopilar la información verídica.
Registro de la línea base y resultados reales.
La línea base debe contener los datos utilizados para realizar el cálculo de la métrica.
El resultado debe reflejar la aplicación de la fórmula definida.
Registra información suficiente para que cualquier persona pueda comprender de dónde surgió el resultado.
Acciones correctivas y planes de mejora.
Si el resultado obtenido no alcanza la meta establecida o no se encuentra dentro de los parámetros aceptables, debes identificar y comprender la causa de la desviación, para posteriormente definir la acción correctiva que implementarás para solucionarlo y la fecha fijada para su reevaluación.
💡Un resultado no satisfactorio o fuera de lo aceptable no significa necesariamente un incumplimiento a la normativa. Lo relevante es poder demostrar que se identificó el desvío, se analizó la causa y se adoptaron acciones para corregirlo.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la tabla de versionado indicando quién elaboró el procedimiento, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y la clasificación de la información.
Para complementar el conocimiento de este artículo, recomendamos ampliamente también leer el siguiente: Definición de objetivos y métricas para un sistema de gestión.
Nuestro template está estructurado con campos para definir, aplicar y dar seguimiento a las métricas e indicadores del SGCN, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
O también puedes utilizar la funcionalidad de aprobación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
O también puedes utilizar la funcionalidad de comunicación que tiene la plataforma Hackmetrix.
Recomendaciones ✅
Es preferible contar con pocos indicadores clave que se midan de forma constante y rigurosa, en lugar de tener montón de métricas complejas que nadie tenga tiempo de calcular o analizar.
Asegúrate de que los responsables asignados para cada medición cuenten con los accesos, herramientas y registros de eventos necesarios para extraer la información de manera precisa.
Utiliza los resultados de tus métricas como insumo principal en las reuniones periódicas del Comité de Continuidad del Negocio y/o en las revisiones con la Alta Dirección.
No temas registrar desviaciones; el detectar un indicador por debajo de la meta o fuera de rangos aceptables y mostrar la acción correctiva aplicada es evidencia directa de un sistema vivo que busca la mejora continua.
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