👉 Esta actividad te ayuda a cumplir los siguientes requisitos:
ISO/IEC 42001:2023: 8.3, 9.3.3
¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te sirve para documentar la reunión más importante de tu Sistema de Gestión de IA: la revisión por la dirección.
Esta minuta no es solo para "tomar notas"; es la evidencia fundamental que demuestra a un auditor que el liderazgo de tu empresa está activamente involucrado en la supervisión, el análisis y la mejora continua del SGIA.
Generar estas minutas y utilizar nuestra plantilla te permite:
Estructurar tus reuniones de comité para tener una agenda clara y ordenada que asegura que se discutan todos los temas necesarios y pertinentes.
Registrar decisiones y compromisos para llevar un registro formal de las decisiones tomadas, las acciones acordadas y los responsables asignados.
Demostrar gobernanza y control para demostrar que el SGIA no es solo un conjunto de documentos, sino un sistema vivo que es gestionado y dirigido estratégicamente desde el más alto nivel.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
Para comenzar, te recomendamos leer nuestro template en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Una vez leído todo el template, recuerda que está diseñado para ser utilizado en cada sesión de tu Comité de IA pero de recomendamos ampliamente alinearlo a las operaciones y necesidades reales de tu organización.
Incluso para cada sesión podrías abordar diferentes secciones y/o temas, de manera que siempre quede registrada la información más importante y la que sepas que puede brindarte evidencia de cumplimiento.
A continuación, te explicamos el propósito de las secciones que encontrarás en el template y que deberás trabajar:
Avance de cumplimiento
Esta sección inicial está diseñada para presentar una visión general y rápida del estado del SGIA. Es el espacio ideal para mostrar gráficos o dashboards (como los de la plataforma Hackmetrix) que resuman el progreso en la implementación de actividades y el cumplimiento normativo.
Seguimiento al comité anterior
Aquí se fomenta la rendición de cuentas. Esta parte de la minuta sirve para revisar los compromisos y tareas que se asignaron en la sesión anterior, asegurando que haya un seguimiento continuo y que las acciones no queden sin resolver.
Revisión de asuntos internos y externos
El SGIA no vive en una burbuja. Esta sección conecta el sistema de gestión con la realidad del negocio. Aquí se documentan los cambios significativos en el contexto de la organización (nuevos competidores, cambios regulatorios, innovaciones tecnológicas, etcétera) y se analiza cómo podrían impactar en el SGIA.
Comportamiento del SGIA
Este es el núcleo del análisis de rendimiento. La tabla de nuestro template te guía para revisar el estado de las no conformidades, los resultados de las métricas e indicadores, el cumplimiento de los objetivos de IA y los hallazgos de las auditorías. Es el momento de evaluar si el SGIA está funcionando como se esperaba.
Retroalimentación de las partes interesadas
Aquí se trae la "voz del exterior" a la reunión. Se registran y discuten los comentarios, quejas o sugerencias recibidas de clientes, proveedores, empleados u otras partes interesadas que tengan un impacto en el SGIA.
Seguimiento a la gestión de riesgos
Esta sección se dedica a revisar el estado del proceso de gestión de riesgos. Se analiza el progreso en el tratamiento de los riesgos identificados, se discuten posibles bloqueantes y se evalúa si el panorama de riesgos ha cambiado.
Oportunidades de mejora continua
Aquí se mira hacia el futuro. Se discuten las oportunidades de mejora identificadas para fortalecer el SGIA y se revisa el avance de las iniciativas ya definidas en el Plan de Mejora Continua del SGIA.
Siguientes pasos
Toda reunión debe terminar con un plan de acción claro. Esta sección final es para documentar los nuevos compromisos acordados durante la sesión, asignar responsables y definir los temas que se seguirán en la próxima sesión, cerrando el ciclo.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Establece una frecuencia regular para tus reuniones de comité (por ejemplo mensual si es que estás comenzando con esta implementación, pero podría ser trimestral si tu SGIA ya está más robusto).
Prepárate adecuadamente para cada sesión. Es súper importante que la persona o equipo responsable del SGIA recopile toda la información necesaria (métricas, estado de riesgos, etcétera) antes de la sesión para que la discusión sea productiva y se enfoque en la toma de decisiones.
Asegura la claridad en los pasos o acciones a tomar. Asegúrate de que cada compromiso o tarea asignada sea específica, tenga un responsable claro y una fecha límite. Esto facilita enormemente el seguimiento en la siguiente reunión.
Esta minuta es tu mejor amiga en la auditoría, ya que recuerda que un auditor dedicará tiempo a revisar estos documentos. Unas minutas bien documentadas, que muestren discusiones honestas y decisiones claras, son una de las mejores evidencias de un SGIA saludable y del compromiso del liderazgo.
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