Las variables te permiten definir los datos de tu empresa una sola vez y reutilizarlos en todos tus documentos automáticamente. Si un dato cambia, lo actualizas en un solo lugar y se refleja en cada documento donde fue insertado.
¿Qué son las variables?
Una variable es un dato con nombre que podés insertar en cualquier documento usando el símbolo "@" seguido de su nombre. Cuando el documento se visualiza o se descarga como PDF, la plataforma reemplaza automáticamente cada variable por su valor real.
Por ejemplo, si tenés una variable llamada "@nombre_empresa" con el valor *Hackmetrix SpA*, ese texto aparecerá en todos los documentos donde la insertaste, sin que tengas que escribirlo manualmente en cada uno.
💡 Las variables son especialmente útiles para datos que aparecen en múltiples documentos y que pueden cambiar: nombre de la empresa, domicilio, nombre del responsable de seguridad, logo, correo de contacto, etcétera.
Tipos de variables
Al crear una variable elegís su tipo, lo cual define qué clase de contenido almacena y cómo se edita. A continuación te explicamos más a detalle los tipos de variables que maneja nuestra plataforma 🙌🏽.
Tipo | Descripción |
Texto | Nombre de empresa, dirección, responsable, etcétera. |
Número | Cantidades, porcentajes u otros valores numéricos. |
Fecha | Se elige desde un calendario y se guarda en formato dd/mm/yyyy. |
Imagen | Logo de la empresa, firma digital u otras imágenes. |
Algunas variables son provistas por Hackmetrix y no pueden eliminarse. Son las variables del sistema que contienen datos estructurales de tu cuenta. Las variables que vos creás son completamente tuyas y podés editarlas o eliminarlas cuando quieras.
Cómo está organizada la pantalla
La pantalla del módulo está dividida en dos paneles que trabajan juntos:
Panel izquierdo
Buscador por nombre
Lista de todas las variables
Ícono del tipo de cada variable
Valor actual (resumido)
Contadores de uso
Panel derecho — Detalle
Campo para editar el valor
Botón "Guardar"
En qué documentos se usa la variable
Preview del impacto del cambio
Gráfico de uso por documento
La lista del panel izquierdo está ordenada por uso: las variables que aparecen en más documentos se muestran primero. Cada variable muestra dos contadores al costado: en cuántos documentos está insertada y cuántas ocurrencias totales tiene (una variable puede aparecer varias veces en el mismo documento).
Editar el valor de una variable
Para cambiar el valor de una variable, debes hacer clic sobre ella en la lista izquierda. En el panel derecho aparecerá el campo de edición adaptado a su tipo:
Variables de *texto* y *número*: un campo de entrada simple.
Variables de *fecha*: un selector de calendario.
Variables de *imagen*: un área para subir o reemplazar el archivo.
Una vez que modificás el valor, el botón "Guardar" se habilita. El cambio no se aplica hasta que confirmás guardando.
Ver el impacto antes de guardar
Esta es la función más útil del módulo: antes de confirmar cualquier cambio, podés ver exactamente cómo va a quedar el texto en cada documento que usa esa variable.
Mientras editás el valor, la sección de uso en el panel derecho se actualiza en tiempo real mostrando un preview con el valor anterior tachado en rojo y el nuevo valor resaltado en verde, dentro del fragmento de texto de cada documento donde aparece.
Para variables de tipo imagen, el preview muestra la imagen anterior con una marca de eliminado y la nueva imagen al lado. Así podés confirmar que el logo o firma quedó correctamente antes de impactar todos los documentos.
💡Usá el preview para asegurarte de que el cambio tiene sentido en contexto. Una variable puede aparecer en oraciones distintas en distintos documentos, y el valor nuevo tiene que funcionar bien en todos los casos.
Vista de uso: lista y gráfico
La sección de uso tiene dos pestañas:
Lista: Muestra cada documento donde aparece la variable, expandible para ver los fragmentos de texto exactos con todas las variables ya resueltas con sus valores reales.
Gráfico: Un gráfico de barras con la cantidad de ocurrencias por documento, útil para identificar qué documentos dependen más de esa variable.
Crear una variable nueva
Si necesitás un dato que todavía no existe como variable, podés crearlo con el botón **"Crear Nueva"** en la parte superior de la pantalla.
El formulario de creación pide tres cosas:
Nombre: cómo vas a invocar la variable con `@` en los documentos.
Tipo: texto, número, fecha o imagen.
Valor: el dato inicial que se va a insertar en los documentos.
Una vez creada, la variable queda disponible inmediatamente para insertar en cualquier documento desde el editor con "@nombre".
Eliminar una variable
Las variables que creaste se pueden eliminar haciendo clic en el ícono de papelera que aparece al costado en la lista. La plataforma pedirá confirmación antes de proceder.
⚠️ Atención: Si eliminás una variable que está siendo usada en documentos, los fragmentos donde aparecía mostrarán el texto "@nombre_variable" en lugar del valor. Revisá los contadores de uso antes de eliminar.
Las variables del sistema (provistas por Hackmetrix) no tienen opción de eliminación — son parte de la estructura base de la plataforma.
¿Tenés dudas? Puedes contactarnos desde el chat de soporte dentro de la plataforma, comunicando tus dudas o requerimientos a tu Customer Success Manager, o visitando nuestro Centro de Ayuda.