Nuestro módulo de Documentos centraliza todas tus políticas, procedimientos y evidencias en un solo lugar. Desde aquí puedes editar tus documentos, gestionar sus versiones y mantener siempre actualizado el estado de cumplimiento ante una auditoría.

Al ingresar al módulo encontrarás tres pestañas que agrupan distintos tipos de documentación:

Esta pestaña muestra todos los documentos que tu empresa debe mantener vigentes. Podés elegir entre una vista en tabla (con detalle de cada campo) o una vista en tarjetas según lo que te resulte más cómodo.

Cada documento muestra un estado que indica si cumple con los requisitos actuales:

Los chips de color en la parte superior del listado muestran el conteo de cada estado y funcionan como filtros rápidos: hacé clic en uno para ver solo esos documentos.

La tabla muestra dos columnas clave para saber, de un vistazo, si un documento tiene su evidencia completa:

Un ✓ verde (✅) significa que está completo; una ✗ roja (❌) indica que falta subirlo.

Al hacer clic en cualquier documento accedés a su vista de detalle. Desde ahí podés:

Los documentos de Hackmetrix se pueden editar directamente en la plataforma sin necesidad de descargarlos ni usar herramientas externas. Al abrir un documento editable accedés a un editor de texto completo donde podés modificar el contenido, aplicar formato, agregar tablas e imágenes.

Una de las funciones más útiles del editor es el sistema de variables. Al escribir "@" en cualquier parte del documento, aparece un menú con datos de tu empresa (nombre, domicilio, nombre del responsable, etcétera).

Al insertar una variable, esta se ve como un token resaltado en el editor. Cuando descargás el documento como PDF, las variables se reemplazan automáticamente con la información real de tu empresa — sin que tengas que editar el texto cada vez.

💡Usá variables en lugar de escribir el nombre de tu empresa directamente. Si los datos de tu empresa cambian, los documentos se actualizan solos al descargarlos.

Mientras editás, la plataforma detecta los cambios y muestra el aviso "Cambios sin guardar" en el encabezado. Cuando estés listo, hacé clic en "Guardar" para persistir los cambios.

El botón de descarga (ícono de descarga en el encabezado) genera el PDF del documento con todas las variables ya resueltas, listo para presentar ante un auditor.

Dentro del editor hay un chat lateral de inteligencia artificial que puede analizar el contenido del documento y ofrecerte sugerencias de mejora o ayudarte a revisar que el texto cumpla con los requisitos de la normativa correspondiente.

Todo documento tiene una periodicidad de revisión definida (cada 3 meses, 6 meses o 1 año). Cuando esa fecha se acerca o vence, la plataforma marca el documento como "Por vencer" o "No cumple", y el responsable debe iniciar el proceso de actualización.

El proceso completo tiene tres momentos clave:

⚠️ No todos los documentos requieren los tres pasos. Algunos solo necesitan publicar la nueva versión (sin aprobación ni comunicación). La plataforma te indica qué pasos corresponden según el tipo de documento.

Cuando un documento necesita actualizarse, desde su vista de detalle aparece el botón "Actualizar documento". Al hacer clic se inicia el proceso de nueva versión, que puede tener hasta tres pasos según el tipo de documento.

Si tu documento requiere aprobación formal, el primer paso es cargar el archivo que certifica que el Responsable o el Comité de Seguridad de la Información revisó y aprobó los nuevos cambios.

💡Esta información solo puede modificarse generando una nueva versión, así que asegurate de ingresar la fecha correcta antes de confirmar.

Este es el paso central: acá registrás qué cambió en esta versión y publicás el documento actualizado. Necesitás completar:

Al confirmar, la plataforma genera el PDF del documento, lo registra como la versión oficial y actualiza las fechas de vigencia automáticamente.

Para documentos que requieren comunicación, el último paso es cargar la evidencia de que el equipo fue notificado de los cambios realizados. Puede ser un correo, un acta de reunión o cualquier archivo que demuestre la comunicación interna.

Una vez subido este archivo, el documento vuelve al estado "Cumple" y el ciclo de actualización queda completo.

Según la configuración del documento, el proceso puede tener distintos pasos:

El flujo completo: primero se aprueba, luego se publica la versión y por último se comunica al equipo.

Se publica la nueva versión directamente y luego se sube la comunicación al equipo.

La actualización se completa publicando la nueva versión. No requiere pasos adicionales.

💡Podés cancelar el proceso en cualquier momento usando el botón "Cancelar actualización". El documento vuelve a su estado anterior y podés retomar el proceso cuando quieras.

A veces la revisión periódica de un documento concluye que no hace falta modificar nada. En ese caso no es necesario generar una nueva versión: simplemente indicá que se realizó la revisión y que la documentación se mantiene igual.

Desde el detalle del documento, hacé clic en "Mantener documentación" e ingresá:

La plataforma actualizará automáticamente las fechas de aprobación y vencimiento, dejando el documento como "Cumple" y registrando la revisión como evidencia.

¿Tenés dudas? Puedes contactarnos desde el chat de soporte dentro de la plataforma, comunicando tus dudas o requerimientos a tu Customer Success Manager, o visitando nuestro Centro de Ayuda.