¡Ahora puedes sincronizar los usuarios en tu suite directamente en nuestro módulo de Personal!
Recuerda que para ir a este módulo solo debes dar clic en “Personal” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma. Con esta sincronización podrías evitar errores de tipeo, capacitar más rápido a tu personal y descubrir cuentas que no sabias que existían 👀.
¿Qué debo hacer?
A continuación te contamos el paso a paso para utilizar esta funcionalidad 🌟:
1. En la vista principal del módulo de Personal, debes dar clic a la opción de “Sincronizar personas”.
2. Puede tardar unos segundos en mostrar el listado de personas encontradas, pero una vez que lo veas, debes seleccionar todas aquellas que desees agregar al módulo.
3. Una vez seleccionadas, solo debes dar clic en “Siguiente”.
4. Si tienes el área y el puesto asignado a tu personal dentro de tu suite de Google u Office, este se cargará de manera automática. En caso contrario, deberás ingresarlo manualmente.
Tips al momento de realizar una sincronización
Esta sincronización te permite conocer el estado actual del personal en tu suite, y acá vas a descubrir cosas que quizás no sabias de las cuentas que existen. ¡Vamos a revisar ciertos casos!
1. En el primer modal, podrás descubrir qué personas están en tu suite pero no en Hackmetrix, como se ve a continuación:
¿Qué hacer si la persona aparece en esta lista pero sí está en Hackmetrix?
Verifica si el correo registrado en Hackmetrix es correcto. A veces puede ser un alias o un correo secundario. Es importante que el correo principal esté alineado en ambas plataformas para evitar inconsistencias.
¿Qué hacer con correos de entidades no humanas?
Los correos que no son personas corresponden a entidades no humanas. La recomendación que se puede dar por el momento es que no se agreguen al módulo de Personal. Como por ejemplo [email protected], [email protected], administració[email protected], etcétera.
¿Qué hacer si la persona ya no es parte de la empresa?
Si aparece alguien que ya no es parte de la empresa, significa que esta persona no ha sido dada de baja de su correo y esto puede generar un incidente de seguridad. Te recomendamos verificar esta información y, en caso de ser necesario, dar de baja ese correo.
2. En el segundo modal, podrás descubrir qué personas están en Hackmetrix pero no en tu suite de negocios, como se ve a continuación:
¿Por qué ocurre esto?
Esto puede suceder si el correo registrado en Hackmetrix está mal escrito, es un alias, o si la persona fue dada de baja en la suite pero no en Hackmetrix.
Si la persona fue dada de baja en la suite, te recomendamos que inicies el proceso de baja de personal en la plataforma para tener todo en orden al momento de una auditoría.
¿Qué hacer si no hay errores en el correo y la persona no ha sido dada de baja?
Es posible que se esté utilizando un alias en lugar del correo principal. Confirma y actualiza el correo en Hackmetrix para asegurarte de que sea el adecuado para recibir notificaciones y capacitaciones.
¿Qué hacer si la persona tiene varios correos?
Por ahora la plataforma solo permite tener un correo por persona, por lo que será importante registrar o seleccionar el correo en el que el colaborador pueda recibir capacitaciones, notificaciones o alertas gatilladas por la plataforma Hackmetrix.
¿Qué pasa si tengo más de una suite de negocios ?
Por ahora solo es posible conectar una suite, ¡pero ya estamos trabajando para poder integrar más de una suite de negocios al mismo tiempo! Por lo que pedimos paciencia en esta solución ✨.
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