¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a planificar y documentar cómo tu empresa comunica los documentos, procedimientos, políticas, capacitaciones y actividades relevantes para el funcionamiento del SGPI.
El Plan de Comunicación del SGPI permite identificar qué contenido debe comunicarse, cuándo se realizó o realizará la comunicación, a qué áreas o roles se dirige y quién será responsable de efectuarla.
Este documento es importante porque demuestra que las políticas y procedimientos de privacidad no permanecen solo como documentos aprobados, sino que son puestos en conocimiento de las personas que deben aplicarlos, supervisarlos o cumplirlos dentro de la organización. También ayuda a conservar trazabilidad sobre las comunicaciones realizadas y a demostrar que los colaboradores conocen sus responsabilidades relacionadas con privacidad, seguridad de la información y protección de datos personales.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe reflejar la estrategia real de difusión de tu empresa. El template editable contiene el listado de documentos de nuestro plan de acción, junto con destinatarios sugeridos, pero debes ajustarlo considerando tu estructura, roles, procesos y canales internos de comunicación.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Revisa el contenido de la comunicación.
Revisa cuáles son los documentos que aplican a tu empresa, agrega documentos adicionales, si es necesario y/o ajusta los nombres para que se alineen a la realidad de tu documentación oficial del SGPI.
Evita incorporar documentos que no existen, no se utilizan o no resultan aplicables a la organización.
Cada comunicación debe ser coherente con la versión aprobada y vigente del documento correspondiente.
Define las áreas o roles destinatarios.
Ajusta las áreas o puestos sugeridos en el template a los nombres y funciones reales de tu empresa.
Comunica cada documento a las personas que deben conocerlo, aplicarlo, aprobarlo, supervisarlo o participar en el proceso relacionado. Por ejemplo, los procedimientos de desarrollo seguro deben comunicarse principalmente a Tecnología, Desarrollo y Seguridad de la Información; mientras que las políticas generales o talleres de concientización pueden dirigirse a toda la empresa.
Registra la fecha de la comunicación.
Completa la fecha en la que se realizó la comunicación del documento, taller o actividad.
Si utilizas el plan para organizar comunicaciones futuras, puedes registrar una fecha estimada internamente, pero debes actualizarla cuando la comunicación se haya realizado efectivamente.
La fecha debe permitir relacionar la comunicación con la evidencia correspondiente, como un correo, mensaje interno, invitación, lista de asistencia o captura de pantalla.
Designa al responsable de realizar la comunicación.
Indica el nombre y puesto de la persona responsable de enviar, publicar, presentar o coordinar la comunicación.
Esta persona puede ser el Oficial de Protección de Datos, un integrante de Recursos Humanos, un responsable de Tecnología, un líder de área u otro perfil definido por la empresa.
El responsable debe tener acceso al canal de comunicación y capacidad para conservar o solicitar la evidencia correspondiente.
Conserva la evidencia de la comunicación.
El Plan de Comunicación permite registrar la actividad, pero no reemplaza la evidencia de que la comunicación realmente ocurrió.
Conserva correos enviados, publicaciones en Slack o Teams, capturas de pantalla, listas de asistencia, grabaciones de capacitaciones, confirmaciones de lectura o minutas, según el tipo de comunicación.
⚖️ Recomendación legal: Para documentos dirigidos a titulares externos, como avisos de privacidad o formatos para ejercer derechos, la “comunicación” puede consistir en su publicación o puesta a disposición en el canal correspondiente. En esos casos, conserva evidencia de la publicación en el sitio web, plataforma, formulario o contrato aplicable.
Revisa los canales de comunicación.
Utiliza canales formales y trazables, como correo electrónico organizacional, Slack, Teams, intranet, plataformas internas, herramientas de capacitación o repositorios corporativos.
Evita depender únicamente de comunicaciones verbales, ya que resultan difíciles de demostrar durante una auditoría o revisión interna.
Verifica que las personas destinatarias puedan acceder al contenido comunicado y comprendan qué acción deben realizar cuando corresponda.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la información de código, elaboración, aprobación, fecha y clasificación de la información.
Nuestro template está estructurado con documentos y actividades sugeridas, fechas, destinatarios y responsables que te servirán para organizar las comunicaciones del SGPI de forma clara y ordenada, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Coordina este plan con Recursos Humanos para incluir políticas y capacitaciones generales en el proceso de inducción de nuevos colaboradores.
Revisa el plan al menos una vez al año y cada vez que se apruebe una nueva versión de una política, procedimiento o documento relevante.
Verifica que los destinatarios definidos coincidan con el Descriptivo de Roles y Responsabilidades y con las personas que realmente intervienen en cada proceso.
Evita adjuntar documentos sensibles en canales abiertos o grupos masivos. Cuando corresponda, comparte enlaces con permisos controlados o comunica únicamente la información necesaria.
Conserva las evidencias de comunicación en una ubicación centralizada y con acceso controlado, para facilitar su consulta durante auditorías o revisiones internas.
Comprueba periódicamente que los enlaces, repositorios, correos y canales utilizados para comunicar documentos continúen activos y accesibles.
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