En este artículo te contaremos cómo puedes otorgar accesos a tu espacio de Sharepoint al equipo de Hackmetrix para que podamos darle el seguimiento adecuado a tus solicitudes de revisión u otros requerimientos 🚀.
Compartir con personas determinadas
Esta opción envía un correo electrónico a las personas o grupos que decidas invitar para poder acceder a los archivos correspondientes. Para realizar esta configuración, debes aplicar los siguientes pasos:
En el sitio de SharePoint, ingresa a la biblioteca donde deseas compartir los archivos.
Selecciona la carpeta que deseas compartir.
Si usas la vista de Lista, selecciona el círculo del lado izquierdo del elemento.
Si usas la vista Iconos, selecciona el círculo en la esquina superior derecha del elemento.
Selecciona la opción de Compartir en la parte superior de la página.
Selecciona la opción de “Cualquiera que tenga el vínculo puede editar” para abrir la configuración del vínculo.
Selecciona la opción más adecuada:
La opción de Todos da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo ha recibido directamente o alguien más se lo ha reenviado, incluyendo personas fuera de la organización.
La opción de Personas de (tu empresa) da acceso al vínculo a cualquier colaborador dentro de tu organización, tanto si lo ha recibido directamente o alguien más se lo ha reenviado, pero esto no incluye personas fuera de la organización.
La opción de Personas con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. No cambia ningún permiso y no comparte el vínculo, por lo que solo sirve si requieres reenviarlo a alguien que ya tiene acceso.
La opción para elegir personas específicas da acceso justamente a las personas que tú indiques, incluyendo gente fuera de la organización. Pero si alguien reenvía la invitación o el vínculo, solo podrán entrar aquellas personas que ya tengan acceso al elemento.
Nota: Si la opción de uso compartido está atenuada o deshabilitada, es posible que los administradores del sistema la hayan restringido. Por lo que si es necesario, deberás pedir el apoyo pertinente para compartir los archivos.
💡 Las opciones que recomendamos utilizar para proporcionar acceso al equipo Hackmetrix es Todos o Personas específicas.
En el campo de Más opciones de configuración debes seleccionar los permisos que deseas otorgar:
Puede editar permite a las personas que han iniciado sesión con una cuenta de Microsoft editar los archivos o carpetas a los que tienen acceso.
Bloquear la descarga impide que los usuarios puedan descargar el archivo o las carpetas a los que tienen acceso.
💡 La opción que recomendamos indicar para el equipo de Hackmetrix es “Puede editar”.
Puedes también establecer la fecha de expiración para que el vínculo dejé de funcionar después de la fecha establecida.
Una vez pasada dicha fecha, se tendría que crear un nuevo vínculo para los usuarios que requieren acceso al archivo o carpeta.
💡 No recomendamos colocar una fecha de expiración a archivos o carpetas compartidos con el equipo Hackmetrix para evitar inconvenientes de acceso a los documentos.
Puedes también establecer una contraseña para poder acceder al archivo. Cuando un usuario abra el vínculo, se le pedirá que escriba la contraseña para poder entrar.
💡 Para facilitar el acceso a la carpeta y documentos que trabajaremos en conjunto, tampoco recomendamos colocar contraseñas.
Una vez definidos todos los permisos pertinentes, da clic en Aplicar.
En el campo Nombre, grupo o dirección de correo electrónico se deben ingresar los correos electrónicos del equipo de Hackmetrix.
Para compartir rápidamente con personas específicas, se puede escribir el correo electrónico y utilizando el icono de “✏️” situado a la derecha, seleccionar los permisos que deseas otorgar.
💡 Para el equipo Hackmetrix recomendamos indicar los permisos “Can edit (puede editar)” o por lo menos “Can review (puede revisar)”, de manera que nos permita dejar comentarios dentro de los documentos.
Bibliografía
Link de referencia: Uso compartido de archivos o carpetas de SharePoint