¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a poner a disposición de los titulares un formato claro y ordenado para solicitar la revocación del consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
El Formato para la Revocación del Consentimiento permite recopilar la información necesaria para identificar al titular o a su representante legal, validar su identidad, conocer la solicitud de revocación, definir el canal de respuesta y dar seguimiento a los plazos aplicables.
Este documento es importante porque permite que tu empresa gestione estas solicitudes de forma ordenada, evitando respuestas informales, falta de trazabilidad o continuidad de tratamientos que ya no cuentan con el consentimiento del titular.
También ayuda a conservar evidencia sobre la recepción, análisis, respuesta y cierre de cada solicitud, lo cual resulta útil frente a auditorías, revisiones internas o requerimientos relacionados con privacidad.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe estar alineado a las operaciones reales de tu empresa y a los canales que tengas habilitados para recibir solicitudes sobre datos personales. El template editable contiene la estructura base del formato, pero debes ajustarlo considerando tus áreas responsables, canales de atención, medios de verificación de identidad, plazos aplicables y normativa local.
Al trabajar en el template, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Define el objetivo y alcance del formato.
El objetivo debe dejar claro que el formato permite al titular solicitar la revocación del consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
El alcance debe indicar a qué titulares aplica, por ejemplo clientes, empleados, contratistas, proveedores, usuarios o terceros relevantes cuyos datos personales sean tratados por la organización.
Datos generales de la solicitud.
El formato debe permitir identificar cada solicitud mediante un folio y una fecha de recepción.
Esta información es importante para dar seguimiento, controlar plazos y vincular la solicitud con el registro o ticket interno correspondiente.
Solicita los datos del titular o representante legal.
El formato debe permitir identificar al titular que solicita revocar su consentimiento.
Si actúa un representante legal, también debe identificarse correctamente a esa persona.
Asegúrate de que el formato permita distinguir cuándo la solicitud es presentada directamente por el titular y cuándo es presentada por un representante.
⚖️ Recomendación legal: La validación de identidad es una medida de protección para el propio titular. Antes de procesar una revocación, la empresa debe asegurarse de que la persona solicitante está legitimada para realizar esa solicitud.
Define los documentos de acreditación de identidad.
El formato debe indicar qué documentos debe presentar el titular para acreditar su identidad.
Si la solicitud es presentada por un representante legal, también debe indicarse qué documento acredita su representación.
Estos requisitos deben ser razonables, proporcionales y acordes con la normativa aplicable.
⚖️ Recomendación legal: No conviene procesar una revocación sin verificar previamente la identidad del titular o la representación invocada. Una gestión incorrecta podría afectar servicios, preferencias o tratamientos vinculados a una persona distinta.
Datos para recibir notificaciones.
El formato debe incluir un medio para que la empresa pueda comunicarse con el titular durante la atención de la solicitud.
Puedes incluir correo electrónico, domicilio, teléfono u otros canales definidos por tu empresa.
Asegúrate de que el canal elegido permita notificar requerimientos de información adicional, respuestas o avances del trámite.
Pide información para la revocación del consentimiento.
El formato incluye un espacio para que el titular describa brevemente la solicitud de revocación.
Esta información puede ayudar a identificar qué consentimiento desea revocar y qué finalidad o tratamiento se encuentra involucrado.
Si la solicitud es ambigua o no permite identificar el tratamiento afectado, la empresa puede requerir información adicional cuando corresponda y de acuerdo con la normativa aplicable.
⚖️ Recomendación legal: Aunque el formato incluya un espacio para indicar el motivo, evita condicionar la revocación a que el titular justifique su decisión, salvo que la normativa aplicable lo permita o resulte necesario para identificar correctamente el tratamiento. Lo importante es poder determinar qué consentimiento se está revocando y sobre qué finalidad impacta.
Analiza los efectos de la revocación.
Antes de hacer efectiva la revocación, revisa si el tratamiento se basa realmente en consentimiento.
Si el tratamiento tiene otra base válida, como una obligación legal, una relación contractual o una necesidad de conservación por reclamos o cumplimiento normativo, puede que no corresponda detener todo uso de los datos.
En esos casos, la respuesta al titular debe explicar de forma clara qué tratamientos se detendrán y cuáles podrían continuar por otra razón válida.
⚖️ Recomendación legal: Revocar el consentimiento no siempre significa eliminar todos los datos personales ni detener cualquier tratamiento. La revocación afecta los tratamientos basados en consentimiento, pero puede haber datos que deban conservarse por obligaciones legales, contractuales, contables, laborales, fiscales o para atender posibles reclamos.
Ajusta el procedimiento y canal de envío.
El template debe indicar el canal oficial al que se enviará el formato completo, junto con los documentos de acreditación correspondientes.
Este canal puede ser un correo organizacional, formulario web, portal de privacidad, mesa de ayuda, oficina física u otro medio definido por la empresa.
El canal indicado debe estar activo, monitoreado y alineado con el procedimiento interno de gestión de consentimiento y atención de solicitudes sobre datos personales.
Revisa los plazos de atención.
El template incluye plazos para responder la solicitud, hacer efectiva la revocación cuando proceda y requerir información adicional si la solicitud está incompleta.
Antes de publicar o utilizar el formato, revisa si esos plazos coinciden con la normativa local aplicable a tu empresa o a tus titulares.
Si la ley aplicable establece plazos distintos, ajusta el formato y asegúrate de que el procedimiento interno también quede alineado.
⚖️ Recomendación legal: Los plazos son uno de los puntos más fáciles de revisar en una auditoría o reclamo. Por eso, no basta con incluirlos en el formato; también debes contar con un mecanismo interno para controlar fechas de recepción, requerimientos, respuesta, ejecución de la revocación y cierre.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar el formato, completa la sección de versionado.
Esta sección permite identificar quién elaboró el documento, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y la clasificación de la información.
También ayuda a demostrar que el formato fue revisado y aprobado formalmente dentro de la organización.
Todos los puntos anteriores aportan al cumplimiento normativo, ya que permite tener una trazabilidad adecuada y un control de los cambios realizados al documento.
Nuestro template está estructurado con campos, criterios y plazos de referencia que te servirán para habilitar este formato de forma fácil y ordenada, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Publica o vincula este formato desde los avisos de privacidad, portales de privacidad o canales donde los titulares consulten cómo gestionar su consentimiento.
Mantén un registro actualizado de qué finalidades o tratamientos se basan en consentimiento, para poder identificar rápidamente qué debe detenerse ante una revocación.
Define internamente quién revisará la identidad del solicitante y quién autorizará la ejecución de la revocación.
Asegúrate de que las áreas que usan datos personales para finalidades basadas en consentimiento, como marketing, ventas, comunicaciones o experiencia de cliente, sepan cómo detener el tratamiento cuando corresponda.
Conserva evidencia de cada solicitud recibida, incluyendo formato completo, documentos de acreditación, requerimientos adicionales, respuesta entregada, acciones ejecutadas y fecha de cierre.
Revisa periódicamente que el correo, formulario o canal indicado en el formato funcione correctamente y sea monitoreado por el área responsable.
Alinea este formato con el Registro de Solicitudes sobre Datos Personales, el Procedimiento de Gestión de Consentimiento y los avisos de privacidad aplicables.
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