👉 Esta actividad te ayuda a cumplir los siguientes requisitos:
TSC: Privacidad: P5.1 y P5.2
¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayuda a generar un documento que podrás compartir con los titulares de datos personales con los que trabajas, para que ellos puedan ejercer sus derechos ARCO y solicitar el Acceso, la Rectificación (o corrección), Cancelación u Oposición al tratamiento de sus datos personales dentro de tu empresa.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
Para lograr esta actividad, debes crear un formato con el cual el titular pueda solicitar la aplicación de alguno de sus derechos. El objetivo es obtener toda la información pertinente para dar un seguimiento adecuado y auditable a la solicitud. Para ello, te recomendamos realizar los siguientes pasos:
Elige la herramienta o el medio
Puedes crear el formato en un documento de texto, una hoja de cálculo, un formulario web (como Google Forms o Typeform) o integrarlo en tu sistema de tickets.
💡 Nuestro template te sugiere hacerlo en un documento que puedas compartir con el titular o su representante legal para verificar su identidad y recolectar la información.
Identifica la información a solicitar
Tu formato debe solicitar toda la información necesaria para procesar la solicitud de forma segura y eficiente. Recomendamos que solicite lo siguiente:
Un folio o identificador de la solicitud.
Fecha de la solicitud.
Nombre completo del titular de los datos.
Nombre completo del representante legal (si aplica).
Documentos para acreditar la identidad (del titular y/o representante).
Información de contacto del titular para las notificaciones (correo, domicilio, teléfono).
Selección del derecho ARCO que desea ejercer.
Descripción clara y precisa de la solicitud y los datos personales involucrados.
Además, este formato debe incluir los criterios y consideraciones que el titular debe tener en cuenta al enviar la solicitud (por ejemplo, tiempos de respuesta). Este formato debe estar disponible y ser de fácil acceso para todos los titulares, por ejemplo, enlazándolo desde tu “Aviso de Privacidad”.
Nuestro template está estructurado para dar cumplimiento, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto y necesidades de tu empresa 💪🏼.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Adapta este formato a las necesidades y operaciones de tu empresa, de manera que sea fácil de implementar tanto para ti como para el usuario.
Sé lo más claro y específico posible en la definición de los criterios y tiempos de respuesta dentro del formato, para que tus procedimientos sean transparentes.
Asigna a los responsables más apropiados y capacitados para llevar a cabo la revisión y respuesta de estas solicitudes.
Verifica si en las regulaciones aplicables existen restricciones sobre la ejecución de los derechos ARCO (por ejemplo, casos en los que no puedes eliminar ciertos datos por un periodo de tiempo por obligaciones legales).
Para asegurar que tus operaciones sean coherentes, recuerda alinearte al “Procedimiento de Acceso, Corrección y Borrado de Datos Personales”.
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