¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a poner a disposición de los titulares un formato claro y ordenado para solicitar una copia de los datos personales que tu empresa trata sobre ellos.
Este formato permite recopilar la información necesaria para identificar al titular, validar su identidad, comprender qué datos solicita, definir el canal de respuesta y dar seguimiento a los plazos aplicables.
Este documento es importante porque ayuda a que tu empresa atienda estas solicitudes de forma organizada, evitando respuestas informales, búsquedas incompletas o entregas de información a personas no autorizadas. Además, permite conservar evidencia sobre la recepción, análisis, respuesta y cierre de la solicitud, lo cual resulta útil frente a auditorías, revisiones internas o requerimientos relacionados con privacidad.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe estar alineado a las operaciones reales de tu empresa y a los canales que tengas habilitados para recibir solicitudes sobre datos personales. El template editable contiene la estructura base del formato, pero debes ajustarlo considerando tus áreas responsables, canales de atención, medios de verificación de identidad, plazos aplicables y normativa local.
Al trabajar en el template de la plataforma, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Define el objetivo y alcance del formato.
El objetivo debe dejar claro que el formato permite al titular solicitar una copia de los datos personales tratados por tu empresa.
El alcance incluye a qué titulares aplica, por ejemplo clientes, empleados, contratistas, proveedores, usuarios o terceros relevantes cuyos datos personales sean tratados por la organización.
Datos generales de la solicitud.
El formato debe permitir identificar cada solicitud mediante un folio y una fecha de recepción.
Esta información es importante para dar seguimiento, controlar plazos y vincular la solicitud con el registro o ticket interno correspondiente.
Solicita los datos del titular o representante legal.
El formato debe permitir identificar al titular que solicita la copia de sus datos personales.
Si actúa un representante legal, también debe identificarse correctamente a esa persona.
Asegúrate de que el formato permita distinguir cuándo la solicitud es presentada directamente por el titular y cuándo es presentada por un representante.
⚖️ Recomendación legal: La validación de identidad es una medida de protección para el propio titular. Antes de entregar una copia de datos personales, la empresa debe asegurarse de que la persona solicitante está legitimada para recibir esa información.
Define los documentos de acreditación de identidad.
El formato debe indicar qué documentos debe presentar el titular para acreditar su identidad.
Si la solicitud es presentada por un representante legal, también debe indicarse qué documento acredita su representación.
Estos requisitos deben ser razonables, proporcionales y acordes con la normativa aplicable.
⚖️ Recomendación legal: No conviene entregar una copia de datos personales sin verificar previamente la identidad del titular o la representación invocada. Una entrega incorrecta podría exponer información personal a terceros no autorizados y generar riesgos de confidencialidad.
Datos para recibir notificaciones.
El formato debe incluir un medio para que la empresa pueda comunicarse con el titular durante la atención de la solicitud.
Puedes incluir correo electrónico, domicilio, teléfono u otros canales definidos por tu empresa.
Asegúrate de que el canal elegido permita notificar requerimientos de información adicional, respuestas o avances del trámite.
Pide una descripción clara de los datos solicitados.
El formato debe permitir que el titular describa qué copia de datos personales solicita.
Esta descripción ayuda a identificar los sistemas, áreas o procesos donde podría encontrarse la información.
Si la solicitud es demasiado general, ambigua o insuficiente, la empresa puede requerir información adicional cuando corresponda y de acuerdo con la normativa aplicable.
⚖️ Recomendación legal: Solicitar una aclaración no debe usarse para obstaculizar el ejercicio del derecho del titular. Debe utilizarse solo cuando realmente sea necesario para identificar la información solicitada o validar la procedencia de la solicitud.
Ajusta el procedimiento y canal de envío.
El template debe indicar el canal oficial al que se enviará el formato completo, junto con los documentos de acreditación correspondientes.
Este canal puede ser un correo organizacional, formulario web, portal de privacidad, mesa de ayuda, oficina física u otro medio definido por la empresa.
El canal indicado debe estar activo, monitoreado y alineado con el procedimiento interno de atención de solicitudes sobre datos personales.
Revisa los plazos de atención.
El template incluye plazos para responder la solicitud, hacer efectiva la entrega de la copia cuando proceda y requerir información adicional si la solicitud está incompleta.
Antes de publicar o utilizar el formato, revisa si esos plazos coinciden con la normativa local aplicable a tu empresa o a tus titulares.
Si la ley aplicable establece plazos distintos, ajusta el formato y asegúrate de que el procedimiento interno también quede alineado.
⚖️ Recomendación legal: Los plazos son uno de los puntos más fáciles de revisar en una auditoría o reclamo. Por eso, no basta con incluirlos en el formato, también debes contar con un mecanismo interno para controlar fechas de recepción, requerimientos, respuesta y cierre.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar el formato, completa la sección de versionado.
Esta sección permite identificar quién elaboró el documento, quién lo aprobó, la fecha de aprobación y la clasificación de la información.
También ayuda a demostrar que el formato fue revisado y aprobado formalmente dentro de la organización.
Todos los puntos anteriores aportan al cumplimiento normativo, ya que permite tener una trazabilidad adecuada y un control de los cambios realizados al documento.
Nuestro template está estructurado con campos, criterios y plazos de referencia que te servirán para habilitar este formato de forma fácil y ordenada, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Publica o vincula este formato desde los avisos de privacidad, portales de privacidad o canales donde los titulares consulten cómo ejercer sus derechos.
Define internamente quién revisará la identidad del solicitante y quién autorizará la entrega de la copia.
Establece medidas de seguridad para entregar la copia, especialmente si se envía por correo electrónico, enlace de descarga o plataforma digital.
Conserva evidencia de cada solicitud recibida, incluyendo formato completo, documentos de acreditación, requerimientos adicionales, respuesta entregada y fecha de cierre.
Asegúrate de que el equipo de soporte, atención al cliente, Recursos Humanos o cualquier área que pueda recibir estas solicitudes sepa cómo derivarlas al responsable correspondiente.
Revisa periódicamente que el correo, formulario o canal indicado en el formato funcione correctamente y sea monitoreado por el área responsable.
Alinea este formato con el Registro de Solicitudes sobre Datos Personales y con el procedimiento interno de atención de derechos de los titulares.
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