Sabemos que afrontar una auditoría, ya sea interna o externa, puede llegar a ser un proceso difícil, tardado y que requiere el apoyo de diversas áreas. Por ello te traemos el módulo de Auditoría, en el cual podrás llevar un seguimiento de las auditorías que has realizado y encontrar fácilmente tu evidencia de cumplimiento asociada a todos los requisitos de la normativa que estás implementando, y así facilitarle el trabajo a todo tu equipo 😎.
Para ir a este módulo solo debes ir a “Auditoría” en la barra lateral izquierda dentro de nuestra plataforma:
Agregar una nueva auditoría
Para esto, solo debes dar clic en el botón de “+ Nueva auditoría” que se muestra en la imagen anterior. Esto te llevará a un formulario donde debes ingresar la siguiente información:
Nombre de la auditoría
Descripción
Normativa asociada
Tipo de auditoría; interna o externa
Fecha de inicio
Fecha de fin
Responsable
Ejemplo:
Una vez completada la información, debes dar clic en “Crear auditoría”.
Te aparecerá un mensaje de éxito, y con esto, ¡ya tendrás habilitada tu primera auditoría!
¿Qué puedo hacer en este módulo?
Este módulo permite consolidar la evidencia que cargaste a la plataforma a lo largo de toda tu implementación, y la asocia con los requisitos y controles normativos adecuados para que, durante una auditoría, puedas encontrarla y mostrarla fácilmente, cubriendo así las solicitudes del auditor de una manera más eficiente.
Entonces, en este módulo puedes:
Buscar tu evidencia con base en los requisitos / controles normativos.
Esto es importante ya que el auditor puede solicitar evidencia usando los controles, por ejemplo: “¿Puedes mostrarme la política que solicita el control 5.2?”
Conocer cuáles son las evidencias que te ayudan a cumplir los requisitos / controles normativos.
Esto puede ayudarte antes de la auditoría, ya que con esta información puedes prepararte para recordar toda la evidencia que generaste, y saber cómo se relaciona con los controles normativos. Y te ayuda durante la auditoría, ya que podrás tener a la mano el listado de evidencias que debes mostrarle al auditor para demostrar tu cumplimiento.
Visualizar, descargar y mostrar al auditor tus evidencias en un solo lugar.
¡A continuación te explicaremos cómo realizar cada una de estas acciones!
Primero que nada, debes dar clic en la auditoría que desees consultar, en este caso vamos a la que acabamos de crear:
Una vez dentro de la auditoría correspondiente, podrás ver la siguiente información:
ID: Es decir el identificador del requisito / control.
Punto de control: Corresponde al título o nombre del requisito / control.
Cláusula: Indica precisamente la cláusula, o podríamos llamarla también la “categoría” a la que pertenece dicho requisito / control normativo.
Evidencias: Indica el número de evidencias asociadas a ese requisito / control, las cuales darán cumplimento a él.
💡 El ID, Punto de control y Cláusula es información proporcionada por la misma normativa.
Buscar evidencias
Para buscar tus evidencias dentro de este módulo, tenemos dos opciones:
Filtro de “Cláusula”
Buscador
💡 Recordemos que las cláusulas corresponden a categorías que agrupan controles, o tipos de controles, relacionados a un tema de seguridad específico.
Este filtro te permitirá seleccionar una o más de esas cláusulas para buscar controles normativos. Como puedes ver en la siguiente imagen, solo debes dar clic al botón “Cláusula” para ver el listado de opciones. Selecciona las opciones que desees buscar y da clic en “Filtrar”.
Si deseas cambiar las opciones de búsqueda, o simplemente volver a ver todo el listado de controles, solo debes dar clic en “Limpiar filtro”.
Con el buscador puedes utilizar palabras clave que te ayudarán a encontrar un requisito / control rápidamente.
Por ejemplo, si usamos la palabra “Política”, nos traerá los controles cuyo nombre contengan esta palabra, como se ve a continuación:
Buscador universal ⭐
También puedes utilizar el buscador universal que se encuentra en el menú superior de la plataforma. Al navegar entre algunos módulos o vistas, el buscador estará ahí para ayudarte.
Solo debes colocar palabras clave y te mostrará todas tus evidencias cargadas que la contengan (considerando los nombres de los archivos), facilitando las consultas, la atención a las solicitudes de un auditor, etcétera:
Conocer evidencias
Para esto solo debes dar clic al requisito / control del cual deseas conocer cuáles son las evidencias que te ayudan con su cumplimiento, y te mostrará esta información dentro de un menú lateral, como se ve en la siguiente imagen:
💡 Además, aquí también podrás ver la descripción de cada control, en caso de que requieras saber más sobre él.
Ver / descargar evidencias
Para esto, solo debes dar clic al ícono de “👁️” que se encuentra a la derecha del nombre de la evidencia que deseas visualizar o descargar:
Esto te mostrará el documento, imagen o archivo cargado de la siguiente manera:
Como puedes ver en la imagen anterior, en la esquina superior derecha encontrarás también la opción de descarga, por si requieres ver o consultar el documento de forma local en tu dispositivo. Y la opción de cerrar, si es que deseas seguir navegando por el módulo y consultando otras evidencias 🚀.
Editar los datos de la auditoría
Ahora bien, si deseas ajustar los datos que registraste de la auditoría, solo debes ir al apartado de “Detalle”:
Aquí podrás:
Editar cualquier dato de la auditoría.
Consultar nuevamente los enlaces a los artículos de apoyo que tenemos para ti en la sección de “¿Necesitas ayuda?”.
Eliminar la auditoría.
Esto es principalmente por si hubo algún error o algo similar, pero no se recomienda eliminar la información de auditorías que ya hayas realizado.
Para volver a la vista de los requisitos normativos, solo debes dar clic en el apartado “Controles”:
Y si deseas volver al listado de tus auditorías, solo debes dar clic en la flechita al lado de “Auditoría”:
¡Agiliza tus auditorías con este módulo, y consolida tus evidencias en un solo lugar! Verás que el seguimiento será mucho más fácil y eficiente, y tendrás completa visibilidad de lo que generaste para dar cumplimiento a tu programa de seguridad 💪🏼.
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