¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a verificar que los contratos que uses y mantengas con tus colaboradores, clientes y proveedores involucrados en tu Sistema de Gestión de Privacidad de la Información (SGPI) incluyan todas las obligaciones y responsabilidades pertinentes de cada una de las partes, y cumplan con los requisitos normativos.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
Para lograr esta actividad solo debes compartir por medio de la plataforma Hackmetrix, los contratos "base", "tipo" o plantilla que manejes con estas partes interesadas como lo son tus colaboradores, clientes y proveedores. El objetivo de esto es que nuestro equipo pueda revisar que cuenten con todas las cláusulas pertinentes para tener un nivel adecuado de protección de datos personales.
💡 Si la empresa no es la encargada de entregar estos contratos, sino que los proveedores se los proporcionan a ustedes, o si el servicio se contrata a través de aceptación de términos y condiciones, será muy importante que te asegures que estén alineados a tus requisitos normativos, legales y regulatorios.
En términos generales, los contratos deberían incluir lo siguiente:
Las medidas de seguridad aplicadas para el tratamiento y la protección de los datos personales, así como todas las responsabilidades relacionadas de cada una de las partes.
Acuerdos, anexos o cláusulas de confidencialidad adecuadas.
Preferentemente también la duración de dichos acuerdos, ya que incluso terminada la relación contractual, las responsabilidades de protección de datos personales e información sensible, y de confidencialidad deberían seguir vigentes por un periodo de tiempo establecido.
Los procedimientos a llevar a cabo en caso de incumplimientos por alguna de las partes, o por término de contrato.
Las responsabilidades de privacidad y seguridad de cada una de las partes en cuánto al reporte y atención de incidentes.
La definición del derecho de auditoría, es decir si le permitirás al cliente o proveedor auditar tus procesos o servicios, o si ellos te permiten auditarlos.
Las responsabilidades asociadas sobre la propiedad intelectual y los derechos de autor, si corresponde.
En la tabla siguiente podrás encontrar algunos de los aspectos más importantes que debe considerar tu contrato base, dependiendo a quién va dirigido:
Contraparte | Qué debe incluirse en particular |
Colaborador | Cláusulas de confidencialidad y responsabilidades de privacidad integradas en el contrato laboral, procesos de selección para personal con acceso a datos personales. |
Cliente | Aviso de privacidad claro sobre qué datos del cliente se recopilan, para qué, tiempos de conservación, entre otras cosas; podría incluirse en los términos y condiciones, no siempre en un "contrato" formal. |
Proveedor / Encargado del tratamiento | Objeto del tratamiento y sus instrucciones, subcontratación, seguridad, auditoría, devolución / borrado, cláusulas de confidencialidad, medidas de seguridad, notificación de incidentes. Este se considera el más robusto de todos. |
Subencargado | Las mismas obligaciones esenciales que el encargado principal asumió frente al responsable, trasladadas contractualmente. |
Con estos puntos cubiertos, contarás con respaldos contractuales sólidos para la implementación de tu SGPI. Pero de igual manera, recomendamos ampliamente revisar estos documentos con tu área legal, abogados o departamento equivalente dentro tu organización.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final de alguno de los contratos en versión PDF (no editable).
Recomendaciones ✅
Pide ayuda a tu área Legal e incluso de Recursos Humanos para asegurar que tus contratos se encuentre alineados no solo a requisitos normativos, sino también a las regulaciones aplicables a tu organización, y a su realidad operativa.
Solicita la firma de los acuerdos de confidencialidad o cláusulas específicas sobre protección de datos personales antes de otorgar acceso a esta información.
Notifica con anticipación las responsabilidades y derechos legales con los que cuentan las partes involucradas en dicho contrato y/o acuerdo.
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