¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te ayudará a establecer reglas simples para evitar que la información de tu empresa quede expuesta cuando un equipo, escritorio o documento queda desatendido.
Esta política busca reducir riesgos cotidianos, como dejar una sesión abierta, documentos impresos en una bandeja, contraseñas a la vista o información confidencial sobre un escritorio.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
💡Este documento debe reflejar las reglas de seguridad física y digital que tu empresa exige a su personal en cuanto al equipo y los espacios de trabajo.
Al trabajar en el template en plataforma, te recomendamos primero leerlo en su totalidad para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Y para completarlo de forma adecuada, te recomendamos considerar lo siguiente:
Completa el objetivo y alcance.
Como se mencionaba al inicio de este artículo, el principal objetivo de este documento es reducir los riesgos cotidianos que se derivan de tener equipos y espacios de trabajo desatendidos.
Se recomienda que tenga alcance para todos los colaboradores y usuarios internos y externos que tengan acceso a información, datos personales, activos o sistemas corporativos.
Recomendamos considerar tanto espacios en trabajo remoto como oficinas, coworking u otros lugares donde se desarrollen actividades laborales.
Revisa los lineamientos de seguridad.
Mantén reglas sobre bloqueo de pantalla, cierre de aplicaciones y uso de contraseñas seguras.
Ajusta o agrega lineamientos sobre archivos en el escritorio (físico y digital, según corresponda), documentos físicos, impresoras, escáneres y resguardo de información, con base en los recursos que utilice tu organización.
Si tu empresa no utiliza oficinas, impresoras o documentos en papel, elimina o adapta los lineamientos que no correspondan.
💡Recuerda que la información en papel también debe protegerse. Un documento, sobre todo con datos personales expuesto en una oficina, impresora o espacio compartido puede generar un acceso no autorizado, incluso sin que exista un ataque informático.
Define chequeos periódicos.
Recomendamos contemplar la realización de revisiones periódicas para verificar el cumplimiento de esta política.
Define internamente quién realizará estos chequeos y cómo se dejará evidencia cuando se detecten incumplimientos o necesidades de mejora.
Completa el versionado del documento.
Al finalizar, completa la información de elaboración, aprobación, fecha y clasificación de la información.
Nuestro template está estructurado con lineamientos adecuados para el cumplimiento normativo, y considerando tanto espacios de trabajo presencial como remoto, pero recuerda que debes ajustarlo al contexto real de tu empresa.
💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Comunica esta política a todos los colaboradores o terceros que utilizan equipos o información corporativa.
Conserva evidencia de las comunicaciones o capacitaciones realizadas. Así como también de las revisiones y chequeos.
Revisa el documento cuando cambien las modalidades de trabajo, el uso de oficinas o la gestión de documentación física.
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