¿Para qué me sirve esta actividad? 📚

Esta actividad te sirve para crear un documento fundamental que establece el "tono ético desde la cúpula" de tu organización. El Código de Conducta es la brújula ética y profesional para todos los colaboradores, traduciendo los valores de la empresa en estándares de comportamiento claros y exigibles.

Para un reporte SOC 2, este documento es una pieza clave de evidencia que demuestra la fortaleza de tu entorno de control, mostrando a los auditores que tu compromiso con la integridad va más allá de las palabras y se formaliza en expectativas claras para todo el personal.

¿Qué tengo que hacer? 🚀

El objetivo es crear un documento que sirva como la guía principal para la conducta ética y profesional en tu empresa. Tu Código de Conducta debería incluir los siguientes puntos clave para abordar los Principios COSO:

Declaración de misión y valores
- El código debe comenzar con una declaración de la alta dirección que reafirme el compromiso de la empresa con los más altos estándares de integridad, conducta ética y cumplimiento de la ley. Esto establece el propósito y la autoridad del documento.

Estándares de conducta profesional
- Esta es la sección central del código. Debes definir expectativas claras de comportamiento en áreas críticas. Te recomendamos incluir, como mínimo:
  - Conflicto de intereses: Cómo identificar y gestionar situaciones en las que los intereses personales puedan chocar con los de la empresa.
  - Uso aceptable de los activos: Las reglas para el uso adecuado de los recursos de la empresa (equipos, software, información, etc.).
  - Protección de la información confidencial: La obligación de todos los empleados de proteger la información de la empresa y de sus clientes.
  - Trato justo y respetuoso: El compromiso con un ambiente de trabajo libre de acoso y discriminación.
  - Cumplimiento de leyes: La exigencia de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

Proceso de reporte y canales de comunicación
- Un código de conducta es más efectivo cuando los empleados se sienten seguros de poder reportar posibles violaciones. La política debe definir claramente los canales a través de los cuales un empleado puede plantear una duda o reportar una inquietud, asegurando la confidencialidad y la protección contra represalias.

Consecuencias del incumplimiento
- Para que el código tenga fuerza, debe establecer claramente que las violaciones serán investigadas y tendrán consecuencias. Esta sección es clave para demostrar la rendición de cuentas.
  - Ejemplo de lineamiento: "Cualquier violación a este Código de Conducta será investigada. Las acciones disciplinarias pueden ir desde una amonestación hasta la terminación del contrato laboral, dependiendo de la gravedad de la falta."

Aceptación y comunicación
- La política debe estipular que todos los colaboradores deben leer, comprender y firmar la recepción del código de conducta al momento de su contratación y reafirmar su compromiso periódicamente (por ejemplo, anualmente).

💡Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:

Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
- Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
- Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
- Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.

Recomendaciones ✅

El liderazgo debe dar el ejemplo: El "tono desde la cúpula" es crucial. La alta dirección y los líderes de área deben ser los principales promotores y ejemplos vivientes del Código de Conducta.
Intégralo en el ciclo de vida del empleado: El código debe ser una parte central del proceso de contratación, reforzarse en el “Programa de Capacitación” y ser un punto de referencia en las evaluaciones de desempeño.
No es un documento para "guardar y olvidar": Debe ser un documento vivo. Revísalo anualmente y comunícalo periódicamente a través de diferentes canales para mantenerlo presente en la cultura de la empresa.
Asegura un canal de reporte seguro y confiable: El éxito de un código de conducta a menudo depende de la confianza que los empleados tengan en los canales para reportar violaciones.

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