👉 Esta actividad te ayuda a cumplir los siguientes requisitos:
ISO/IEC 42001:2023: 9.3.2, 10.1, 10.2
¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te sirve para crear un registro centralizado para dar seguimiento a todas las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora de tu SGIA. Utilizar este plan te permitirá:
Gestionar las mejoras de forma sistemática, generando un lugar único para registrar, analizar, planificar y dar seguimiento a todas las acciones correctivas.
Documentar el análisis de causa raíz de cada no conformidad, lo que es esencial para implementar soluciones efectivas y no solo parches temporales.
Crear un plan de acción auditable, al definir un plan claro con acciones, responsables y fechas, lo que facilita el seguimiento interno y demuestra un control riguroso a un auditor.
Programar revisiones futuras que verifiquen si las acciones correctivas fueron realmente efectivas.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
Para elaborar tu Plan de Tratamiento de Acciones Correctivas y de Mejora, te recomendamos comenzar leyendo este artículo y la pestaña de "Instrucciones" del template que te proporcionamos para comprender el propósito de cada columna.
Una vez leído todo el template, recuerda que el objetivo es que utilices la pestaña "Plan" para registrar cada no conformidad u oportunidad de mejora como una nueva fila y gestionar su ciclo de vida completo.
A continuación, te explicamos con mayor detalle las diferentes fases de gestión que documentarás en el template:
Registrar y describir el hallazgo (columnas A-F). Esta primera sección sirve para crear un registro completo del problema u oportunidad. Aquí se documenta el "qué, dónde y cómo" del hallazgo:
Descripción del hallazgo: El enunciado claro de la no conformidad (a menudo se puede copiar directamente del informe de auditoría).
Fuente: De dónde provino (auditoría Interna, externa, etcétera).
Tipo de evento: Es decir, la clasificación del hallazgo (no conformidad mayor, menor, observación, oportunidad de mejora, etcétera).
Requerimiento / Control relacionado: La cláusula o control específico de la norma que no se está cumpliendo.
Evidencia del hallazgo: La prueba objetiva que sustenta la no conformidad.
Analizar la causa raíz (columna G). Esta es la etapa analítica más importante. En esta columna se documenta el resultado de tu análisis de causa raíz.
Definir el plan de acción (columnas H-J). Una vez entendida la causa raíz, en esta sección se define la solución. Es crucial distinguir entre los tipos de acciones, como por ejemplo:
Acciones correctivas: Las medidas que se tomarán para eliminar la causa raíz del problema.
Acciones preventivas: Los mecanismos o revisiones que se implementarán para asegurar que el problema no vuelva a ocurrir en el futuro.
Dar seguimiento y verificar la eficacia (columnas K-P). Esta última sección es la herramienta de gestión del proyecto para cada acción. Te permite dar un seguimiento detallado a través de:
Estatus: El estado actual de cada hallazgo o anomalía identificados.
Fechas clave: Tanto la fecha de identificación como la fecha del primer cierre (cuando se implementa la solución inicial).
Revisión de la eficacia: Estableciendo un periodo fecha de próxima revisión para volver a evaluar la situación en el futuro y confirmar que la solución fue efectiva a largo plazo.
Nuestro template está estructurado con los lineamientos necesarios para dar cumplimiento a los requisitos normativos. Es una herramienta muy completa que te ayudará a gestionar tu ciclo de mejora continua de manera profesional y ordenada. Pero recuerda que debes verificar que esto se encuentre alineado al contexto y necesidades reales de la organización.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Y para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Dedica el tiempo necesario a la etapa de análisis de causa raíz para asegurar que tus soluciones sean efectivas.
Recuerda que una corrección es un arreglo inmediato (un parche), mientras que una acción correctiva elimina la causa raíz. Este plan se enfoca en las segundas, que son las que aportan valor a largo plazo.
Sé realista con las fechas que indiques. Un auditor prefiere ver fechas de cierre realistas que se cumplan, a fechas demasiado optimistas que se postergan constantemente. Si un problema complejo requiere 6 meses para ser solucionado, documéntalo así.
Usa este plan como una entrada clave para tus sesiones de comité. El estado de las acciones correctivas debe ser un punto fijo en la agenda de tus reuniones, ya que es la mejor forma de mostrar el progreso y la gestión de la mejora continua dentro de tu SGIA.
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