👉 Esta actividad te ayuda a cumplir los siguientes controles:
ISO 42001:2023: A.6.2.7, A.8.2, A.9.2, A.9.3, A.9.4
¿Para qué me sirve esta actividad? 📚
Esta actividad te sirve para crear un documento técnico centralizado para tu equipo sobre cómo usar correcta y responsablemente los sistemas y/o la tecnología de IA dentro de tu empresa, así como para facilitar la capacitación y el soporte interno.
Su propósito es asegurar que todas las partes interesadas dentro de tu organización (colaboradores que lo usan, equipos técnicos que lo mantienen, supervisores que lo gestionan, etcétera) comprendan a fondo el sistema: qué hace, cómo funciona, cuáles son sus limitaciones y cómo operarlo de manera correcta y segura.
¿Qué tengo que hacer? 🚀
Para lograr esta actividad te recomendamos comenzar leyendo el template que te proporcionamos en su totalidad, para así comprender la información que deberás documentar posteriormente. Una vez leído todo el template, debes identificar qué es lo que está alineado a tus operaciones reales y qué no.
Nuestro template ya está estructurado con los lineamientos necesarios para dar cumplimiento a los requisitos normativos de ISO 42001, y dentro de él encontrarás ejemplos y recomendaciones. Pero será súper importante ajustar todo lo que sea necesario para asegurar que este documento refleje el contexto real y actual de tus operaciones, y que explique el uso esperado, responsable y ético que le deben dar tus colaboradores a la tecnología de IA incorporada a la organización.
A continuación te enlistamos los temas que encontrarás en el template y que deberás trabajar y adaptar si es necesario:
Descripción general del sistema.
Es el espacio donde podrás definir de manera clara y concisa su finalidad (el "para qué" fue creado), su contexto de uso (en qué procesos de tu empresa participa) y su tipo técnico ya sea aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural, etcétera. Todos los aspectos que sean relevantes para describir claramente el sistema.
Instrucciones de uso.
Aquí se deben establecer las directrices con las cuáles se basará el uso del sistema. Es decir, el corazón de la guía práctica para tus colaboradores. El template te propone detallar mínimo los siguientes aspectos:
Las pautas para acceder y empezar a usar el sistema.
Una descripción clara de lo que el sistema puede y no puede hacer (sus funcionalidades principales).
Los procedimientos para tareas comunes, donde puedes incluir consejos para un uso más eficiente.
El protocolo de soporte interno para que el equipo sepa a quién acudir en caso de problemas.
Aspectos técnicos.
Sabemos que esta sección puede parecer muy detallada, pero es una de las más importantes para dar un soporte técnico sólido. Las listas de software y hardware que te proporcionamos en el template funcionan como una guía de ejemplos para ayudarte a pensar en todos los componentes de tu sistema. Aquí deberás selecciones y dejar documentados solo los que aplican a tu infraestructura, ajustando o añadiendo otros elementos adicionales a los que proponemos en el template.
💡Un punto clave aquí es la parte de "Suposiciones realizadas sobre los datos de entrada". Ser transparente sobre lo que tu equipo asumió acerca de los datos es un ejercicio de responsabilidad fundamental para la gestión de riesgos.
Limitaciones técnicas.
Ser transparente sobre los límites de un sistema de IA, incluso internamente, construye una cultura de uso responsable. En esta parte del template deberás definir:
Las tasas de error que se consideran aceptables.
Los objetivos de disponibilidad del servicio.
La robustez del sistema (cómo se comporta ante situaciones inesperadas).
Capacidades y funciones de seguimiento para el usuario.
En esta sección es importante describir los mecanismos, protocolos, herramientas, funcionalidades o cualquier aspecto del sistema que le permita al usuario poder entender la tecnología de IA e interactuar con ella.
Diseño, operación y mantenimiento del sistema.
Aquí debes documentar el panorama general del ciclo de vida del sistema considerando la descripción de la arquitectura, los criterios de diseño, cómo se enlaza con la gestión de riesgos y del impacto ético, así como el historial de cambios y versiones para mantener un registro trazable y adecuado para el cumplimiento de los requisitos normativos.
Operación responsable del sistema.
Esta sección está diseñada para funcionar como un "directorio" que demuestra cómo este manual se conecta con todos los demás procedimientos que garantizan una operación segura y controlada de la tecnología de IA dentro de la empresa.
Aquí deberás asegurar que todos los puntos que te proponemos en el template reflejen tu documentación real, y la manera en la que verificas y monitoreas la operación y uso responsable del sistema.
💡 Los pasos a seguir para terminar la actividad dentro de la plataforma son los siguientes:
Una vez que nuestro equipo haya aprobado la actividad, debes subir el documento final en versión PDF (no editable).
Posteriormente, debes subir la evidencia de su aprobación.
Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.
Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.
Y por último, debes subir la evidencia de su comunicación.
Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.
Recomendaciones ✅
Para llenar las secciones técnicas, apóyate en tu equipo de desarrollo, tecnología, científicos o arquitectos de datos o infraestructura, o cualquier otra área similar. Para las secciones de uso, habla con los propios colaboradores que utilizan el sistema, ¡su perspectiva será de gran ayuda!
La IA evoluciona constantemente. Asegúrate de cumplir con el ciclo de revisión anual (o antes, si hay cambios significativos) para que este manual nunca quede obsoleto. Utiliza la tabla de historial de cambios para registrar cada actualización.
Este manual es el recurso perfecto para capacitar a nuevos empleados que vayan a interactuar con el sistema de IA o a formar parte de su equipo de gestión.
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