Acá debes indicar los medios por los cuales se pueden reportar inquietudes, como una dirección de correo electrónico específica, un formulario en la intranet, un canal de Slack / Teams, etcétera.

Es fundamental que estos canales sean fáciles de usar y que ofrezcan la opción de anonimato para que todos se sientan seguros de expresar sus preocupaciones.

Cómo cualquier colaborador, cliente u otra parte interesada puede utilizar los canales definidos para reportar su preocupación, es importante fomentar que se proporcione el mayor detalle posible desde el levantamiento para facilitar la investigación.

Dentro de nuestro template incluimos en la sección de anexos, un ejemplo de un formato de correo y un listado de preguntas para crear un formulario que pueden servirte de base o para darte una idea de cómo debes recolectar y solicitar toda la información necesaria de forma estandarizada.

Este paso pretende asegurar que cada notificación sea registrada formalmente en una herramienta o documento centralizado. Además, establece la buena práctica de enviar un acuse de recibo (siempre que el reporte no sea anónimo) para que la persona sepa que su inquietud ha sido recibida y está siendo atendida.

Este paso propone realizar una primera evaluación para clasificar la inquietud o preocupación levantada (por ejemplo, en baja, media, alta o crítica).

Esta clasificación ayuda a priorizar los recursos y a determinar si es necesario escalar el problema inmediatamente a otras áreas, como el equipo de tecnología, de desarrollo, o incluso a tu equipo legal o la alta dirección.

Con la inquietud registrada y clasificada, comienza la investigación profunda para entender la causa raíz de dicha inquietud o del problema identificado. Esto puede implicar revisar registros técnicos, evaluar los datos utilizados por el modelo de IA, entrevistar a personas, realizar evaluaciones de riesgo, entre otras cosas, por lo que aquí es donde sugerimos detallar los pasos y acciones que vas a realizar para asegurar que se recopile toda la evidencia necesaria para comprender completamente la situación.

Se define un plan de acción claro: qué se va a hacer, quién lo va a hacer y para cuándo. Estas acciones pueden ir desde corregir un error en el código y reentrenar un modelo, hasta mejorar la documentación o impartir nueva formación a los equipos.

Si tienes claras las acciones correctivas que se aplican para cada escenario, recomendamos ampliamente describirlas aquí para que los responsables asignados no tengan ninguna duda. Pero si las acciones pueden variar dependiendo el contexto presentado, la recomendación es que establezcas en este paso del procedimiento, los criterios o aspectos a considerar para que este plan se defina de la mejor manera posible.

Aquí debes aclarar el cómo los responsables designados deben llevar a cabo las tareas definidas en el paso anterior.

Es crucial que dejen evidencia de todo lo que se ha hecho, manteniendo siempre la confidencialidad del notificador si así lo solicitó, ya que esto puede ser solicitado durante auditorías para demostrar cumplimiento normativo.

Claro está que hay que verificar si las acciones correctivas implementadas realmente funcionaron. Este paso consiste en hacer un seguimiento para confirmar que la acción aplicada ha sido eficaz y ha resuelto la inquietud.

Una vez verificado, el caso debe cerrarse formalmente y comunicarse la resolución a la persona que lo reportó (si es posible) o cualquier otra parte interesada pertinente.

Periódicamente, se deben analizar todas las inquietudes recibidas para identificar tendencias o problemas recurrentes.

Los hallazgos se pueden resumir en reportes ejecutivos que se comparten con la alta dirección y/o los comités pertinentes para impulsar la mejora continua de todo el Sistema de Gestión de IA.

Recomendamos que esta evidencia sea a través de una minuta de sesión de comité (en ese caso, debes subir el documento en PDF de la minuta), o con una captura de pantalla de la respuesta explícita de quién o quiénes lo aprobaron.

Esto debe realizarse por algún medio de comunicación interno de la empresa, como Slack, Teams o el correo electrónico organizacional.

Al igual que la aprobación, la comunicación del documento puede ser por cualquier medio formal interno de la empresa. Para esto, debes subir una captura de pantalla donde se muestre que el documento fue comunicado a todos los colaboradores interesados.